Ｑ＆Ａ　ＩＴ化社会における企業の情報／労務管理の実務

第１章　労働者の個人情報の取得及び利用

第１　採用の場面
Ｑ１　労働者を募集採用するにあたって、応募者情報の収集に関して企業側で留意すべき事項にはどのようなものがありますか。
Ｑ２　従業員を採用するにあたって、本人から病歴、症状、治療内容など確認したいのですが、許されるのでしょうか。また、どのように確認すればよいでしょうか。
Ｑ３　従業員の採用にあたり取得を検討する情報のうち、病歴や障害などに関する情報以外の情報について、どのような制限がありますか。
Ｑ４　応募者の個人情報の利用目的については、どの程度、特定すればよいですか。また、プロファイリングなど利用目的についてはどのように応募者に伝えればよいでしょうか。
Ｑ５　採用選考の過程において、応募者の情報を取得する手法に制限はありますか。例えば、第三者（大学の先輩や友人など、興信所、前職の職場）や応募者自身が公開しているSNS等の情報を取得してよいでしょうか。
Ｑ６　応募者側で、企業側に提供しなければならない情報はありますか。また、企業側で応募者の経歴等が正しいものか否かはどのように判断すればよいでしょうか。
Ｑ７　労働者を募集採用するにあたって、企業側で労働者に提供しなければならない情報はありますか。また、どのような方法で提供することができますか。
Ｑ８　採用時に取得した応募者情報は自由に利用することができますか。また、不適正利用とされることがありますか。
Ｑ９　ITを利用した採用支援サービスにはどのようなサービスがありますか。また、マッチングサービスとはどのようなサービスでしょうか。
Ｑ10　当社では、採用の際にAIによる応募者情報のプロファイリングを活用し、その結果を応募者の採否の判断の際に考慮しています。これについて法律上注意すべきポイントはありますか。

第２　雇用契約後の場面
Ｑ11　雇用した労働者の個人情報の取得について教えてください。取得が義務的な情報はありますか。また、取得することができる情報に限界はありますか。
Ｑ12　労働者の健康情報の取扱いについては、どのようなことを考える必要がありますか。
Ｑ13　労働者の個人情報の利用目的については、どのような内容をどの程度特定すればよいでしょうか。また、利用目的の明示はどのように行えばよいでしょうか。
Ｑ14　雇用した労働者について、労働者の情報を取得する方法に制限はありますか。例えば第三者（大学の先輩や友人など、興信所、前職の職場）や労働者自身が公開しているSNSなどの情報を取得してよいでしょうか。
Ｑ15　企業側から提供する必要がある情報は、どのようなものがありますか。
Ｑ16　労働者や応募者から保有個人データの開示請求等がなされた場合、どのように対応すればよいでしょうか。また、捜査機関、裁判所、弁護士等の第三者から労働者の情報の提供を求められた場合や転職予定先から労働者の情報の照会があった場合はどのような対応をすればよいでしょうか。
Ｑ17　当社では、人事考課や配置転換等の際にAIによる労働者情報のプロファイリングを活用しています。これについて法律上注意すべきポイントはありますか。
Ｑ18　ITを利用した労働者情報の勤怠管理サービスにはどのようなものがありますか。また、勤怠管理や安全管理について外部の事業者が提供するサービス（SaaS）を利用する場合どのような問題がありますか。
Ｑ19　応募者の重複のエントリーを避けるために、応募者の情報を保有しておくことはできますか。また、雇用後に取得した従業員の個人情報は、当該従業員が退職したら消去しなければなりませんか。

第３　多様な働き方及びグループ企業等
Ｑ20　グループ会社で共同して採用を行う場合に、応募者情報のやり取りで留意する点はありますか。
Ｑ21　派遣、出向、請負・業務委託等の際に、派遣労働者、出向者、委託先の従業員等の情報を自由に共有することはできるのでしょうか。また、労務提供の形態によって制限されることはあるのでしょうか。
Ｑ22　兼業や副業の場合、従業員情報の点で、何か留意する点はありますか。また、海外の企業との兼務の場合はどうでしょうか。
Ｑ23　従業員の賃金計算等を海外のアウトソーシングサービスの会社に委託したり、海外にある親会社又はグループ会社のサーバーに各社の従業員情報を保管・取得したりする場合、どのような規制がありますか。

第２章　企業における情報管理と労働者

第１　インシデント発生前
Ｑ24　企業内の情報を適切に管理するために、具体的にどのような方法をとるべきでしょうか。
Ｑ25　労働者が当然に負う秘密保持義務の内容はどのようなものでしょうか。それでカバーされていない範囲まで秘密保持義務を負わせるためには、どのような方法をとるべきでしょうか。
Ｑ26　企業内の情報を不正競争防止法上の営業秘密として保護するためには、労働者をどのように管理する必要がありますか。そのためにどのような規程を整備することが必要でしょうか。
Ｑ27　内部不正を防止し、会社の情報を安全に管理するため、労働者との関係で、どのような規程を設ければよいでしょうか。
Ｑ28　社内システムへのアクセスや建物への入館において、従業員による認証制度の導入を検討していますが、どのような点に注意する必要がありますか。例えば、顔認証など生体認証を利用する場合はどうでしょうか。
Ｑ29　社内の特定区域において、セキュリティを理由に私物の持込みを禁止することはできますか。また、会社貸与の電子機器等を社外に持ち出すこと等は禁止できますか。
Ｑ30　個人所有の端末の持込み（BYOD）を認める場合にどのような対応を考える必要がありますか。BYODに対して、モニタリングアプリの導入を強制することはできますか。
Ｑ31　従業員の電子メールのモニタリング、通信履歴・操作歴のモニタリング、位置情報の取得についてはどのような点に留意すればよいでしょうか。
Ｑ32　テレワークを導入する際にどのような問題がありますか。また、導入にあたってはどのような手続をとるべきでしょうか。
Ｑ33　内部通報制度を構築するためにはどのようなことを行う必要がありますか。また、内部通報がなされた場合、通報内容はどのように管理する必要がありますか。

第２　インシデント発生後
Ｑ34　社内で労働者がハラスメントや使い込みなどの不正行為に及んだ疑いが生じて会社が調査を行う場合、パソコンやスマートフォンなどの情報端末内のデータを調査する際の留意点はどのようなものでしょうか。
Ｑ35　労働者が企業内の情報を漏えいした場合には、企業側は当該労働者に対してどのような対応を行うことができますか。
Ｑ36　退職勧奨の対象となる労働者や、退職が予想される労働者に対して、社内システムのアクセス権限をはく奪したり、一定の場所への立入りを禁じたりすることはできますか。
Ｑ37　退職した労働者が、会社の情報資産を自身が所有するUSBに保存して外部に持ち出していたことが判明しました。どのような対応をするべきでしょうか。
Ｑ38　従業員がSNSを利用していますが、社員の私的な情報発信を制限することができるのでしょうか。
Ｑ39　派遣、出向、請負・業務委託等による労務提供を受ける場合、情報管理の観点からどのような点に留意が必要でしょうか。

参考書式
１　就業規則（秘密保持条項）
２　秘密情報管理規程
３　入社時誓約書
４　退職時誓約書