導入事例2023年03月15日 欠落条項機能のおかげで法改正時の規程の見直しが簡単・正確に。

貴事務所の概要をお伺いさせていただいてもよろしいでしょうか。

弊社は、ベストファームグループという形でほかの士業があり、その一つとして社会保険労務士法人があります。５士業ある中で、社労士法人が一番新しい法人なんです。そういう兼ね合いもあり、現在、社会保険労務士は２人で、スタッフが５名の7名で運営しております。開業は社会保険労務士法人としては、平成27年になります。

貴事務所では、規程文書の作成関連業務において、どのような課題を抱えていましたでしょうか。

今まではずっとWordで編集作業をしていたような状況なのですが、ある意味Wordでも大体事足りるんですが、早く作成してほしいとか、スピード感を求められたときに、若干Wordに精通していないと、何か勝手にこうなっちゃうんですけどといったことがあり、就業規則の作成で人員を増やしていくのも難しいとなったときに、システムの導入を考えました。

スマキテを導入の決め手となったポイントを教えていただいてもよろしいでしょうか。

いくつか比較してスマキテは、Word機能に近いなという印象と結構細かい設定ができるのかなという印象がありました。あと、特に昨年は育児休業が大きく改正というのもあって、全面的に変えなきゃいけない会社様が出てきたときに選択していく条項が多いんです。これはどうしますか、あれはどうしますかという感じで、会社様に確認をしていくという作業が必要なんです。それをしていくと1日が終わっちゃうところでシステムを入れて、そこは楽だったかなという気はします。

欠落条項機能と差分が見られる

導入してから約半年ですが、一番はじめにスマキテを触った段階でのご感想はいかがでしたでしょうか？

欠落条項機能と差分が見られることですかね。やっぱりそこは大きかったかなと思います。

特に社労士は結構就業規則をマイナーチェンジというか、ちょこちょこ操作するんですけれども、作成途中でお客様から連絡が入ったりすると、中途半端に終わって、「あれ、どこまでやったんだっけ」、といったところが、差分で見たり、編集履歴を見たりすれば、一瞬でわかる。「ああ、ここだった」と。
あとは、決まったひな形をモデルにして作っているので、それとお客様から預かってきた就業規則との欠落部分はどこなのかという比較ができるというのは、今まではただ目で追っていくしかなかったので、確かにそこは大きいところなのかなとは思います。

スマキテの導入前と導入後での効果はどのように変わりましたでしょうか。

やはり新旧対照表の労力がちょっと減ったとかですかね。
あとは、新規で作成する分には細かく見ていかなくても、主要な所を押さえていけば良いですけど、そもそも会社様のほうで就業規則をきっちり作成しています、という場合で、少し法改正とか追い付いていない部分的な修正が必要なお客様に対しては、請けやすくなったと思います。今まで目で追っていた違いをスマキテで追っていけるというのもあるので、そこについては良かったと思います。

スマキテには弊社発行の加除式書籍からひな形を利用できますが、そちらはどうですか。

新規としてはまだ使ってないんですが、ほかの規程はどうなっているのかなと見るときに参考に利用させてもらったり、あとは社労士が専門じゃない分野の規程もあるじゃないですか。誰が作ったらいいのか判断に迷うような規程とかがたまに必要になるときもあるんです。そういうときに、どのように作成すれば良いのだろうと参考で見られるのはとてもありがたかったです。

Wordに近い操作性でWordよりも使いやすい

スマキテはどのような方にお勧めできる製品だと思いますか。

Wordが苦手な人には良いと思います。Wordで全て設定することができない人にとっては楽なんじゃないかと思います。あとは今後、多くの就業規則作成ツールが出て、オーダーメイド化するかと思うのですが、私はWordと他社さん、そしてスマキテを使用してみて、その３つの比較で言うと、Wordと他社さんの中間がスマキテなのかなと言った感想です。

Wordだと全てをゼロから自分でやらなきゃいけない、他社さんでは全く独自の操作感、その間を取っているのかなという感覚ですね。あと、昨年入社したスタッフが２人おりまして、その２人にもスマキテを使ってもらっているのですが、その２人の印象だと、使いやすいと答えていました。そんなにシステムに精通している２人というほどではないのですが、操作性としては使いやすいという感想だったようです。全て自分でゼロから作成するのは難しいけど、ある程度見栄えよく、いろいろ管理もできるというのをご要望される方でしたら、使いやすいかなと思います。