導入事例2023年03月23日 業務時間の短縮化に成功、規程の解説を付加価値として利用

貴所の構成や、業務内容について教えてください

弊所は2021年の3月3日、お雛祭りの日に開業いたしました。人員構成は社会保険労務士が2名、スタッフ5名の構成となっております。
業務内容といたしましては、手続き業務はもちろん、企業コンサルティング業務を得意としております。どんなコンサルティングかと申しますと、日々労務に困られている企業様、社長の皆様が人件費についてどのように削減して、法律的にうまく運営をするかというところで、苦慮されております。そこのお手伝いをさせていただくところが、まず得意としているところです。事務所のモットーとして「攻め」「守り」そして「醸成」の三本柱で動いております。
具体的には企業様のリスクや法的なもの、あとはコスト面で危険からの「守り」というところを大事にしていて、実はラジオパーソナリティをしているのですが、お客様をゲストにご出演いただいていたり、お客様同士をつなげるというところを「攻め」としております。そして企業の「醸成」として、研修講師や面接採用の自身の経験を生かして企業の活性化や従業員教育についてサポートしております。

規程文書の作成関連業務において、どのような課題を抱えていましたでしょうか？

現事務所の開業当初は、厚生労働省のモデル規程をベースに、企業に合わせた規程を作成しておりましたが、法規に合わせて条文を直す作業や条項を追加・削除すると条ずれが発生し、追加や削除を行った分の手作業が多くなっておりました。基本的な部分ですが、第○条という箇所を修正し忘れてしまうこともありますので、Wordの原稿に分かりやすく色付けをして漏れがないように行っておりました。しかし、修正頻度が多くなるにつれ、作業工程も多くなってきたことから校正作業員をお願いしておりましたが、直しきれていないところもありました。また、条文用の漢字の使い方や言い回しなど、整っていない箇所もあり、規程作成に関してはすぐに改善する必要性を感じました。

課題解消に向けて製品をご検討いただく上で、スマキテの気に入った機能を教えてください

大変気に入ったのは欠落条項を見落とすことなく、編集ができるというところです。
また、類似規程の中に、例えばこれを入れたほうがもっと良いだろうというものをすぐ選択できるところです。選択した後に、それをAIが学習していき、次に作るときにはもっといいものができている。自分が育てていく「管理規程スマキテ」みたいな。そこが気に入りました。また、規程内の条文同士を入れ換えた際、自動的に条が追従してくれるところもすごく便利です。
欠落条項を確認する際は、比較となる規程と何％ぐらい一致しているか横並びにして見ることなどもできるので、そちらの機能もすごく助かっております。

新日本法規の製品なら安心

スマキテを選ばれた理由やポイントはなんだったのでしょうか

主なポイントは2つあります。１つは、以前から新日本法規の出版している法律書籍をよく利用していて、出版社としての歴史と、書籍の信頼性が高かったからです。「新日本法規の製品なら安心」というところですね。その法律書籍を生かした規程ひな形もスマキテに登載されていて、導入後の現在もよく使用しています。
また、書籍にも掲載している規程の解説もスマキテには搭載されているので非常に参考になりました。私は就業規則を納品する際は、解説付きでお客様に提供しているので、スマキテは規程を解説付きでダウンロードができる為、自分自身の仕事のやり方ともマッチングしておりました。
自分がこれでいいのかなと迷う場面でも、自信を持って説明をすることができるようになったので、本当に導入してよかったと思っております。
2つ目の理由としましては、私は新日本法規の営業を通じて利用したのですが、担当して頂いた方のアフターフォローが非常によく、そういったところも信頼できるなと思いました。

スマキテには書籍にも搭載されている規程ひな形があるのですが、どの様な時に利用されますか。

私共で作成しております他の会社様との規程を比較して、どちらの規程が良いだろうか。この2社を融合すると良い条文ができるのではないかなどいろいろ考察する中で、振り返るときに、規程ひな形を使用させていただいております。そして、最近ですと案件が少ない車両管理規程やマイカー規程などをスマキテに収録されている規程ひな形より使用したりしております。その時に解説もありますので非常に参考にさせてもらっております。私共はお客様に規程を納品する際は解説も入れて納品しておりますので、その際の参考にさせていただいております。

スマキテはどのような方におすすめの製品だと思いますか。

効率的に業務を進める必要がある中で、特にお一人や少人数での事務所の方にはおすすめです。効率面や人件費を考慮すると、こうしたシステムを導入した方が費用対効果ではないですが、人件費までの費用はかからずに、効率よく仕事が進められるので、少ない事務所様とかは特にお勧めではないかと思います。
あと、これは要望になってしまうのですが、外国人技能実習生がいらっしゃる会社様が結構ございますので、外国語の翻訳とか可能になるとより利用しやすいかなと思います。

初めてスマキテを触った段階での正直なご感想はいかがでしたでしょうか。

第一印象とし非常に感覚的にものを動かせると思いました。説明書を読んで動かすというよりも、触って体で覚えるみたいな感覚が、とても私に合っていると感じました。次に引用されている条文の番号が自動追従されたり、条文を読んで進めると、関連条数が出てくるのですが、その該当する条文に戻らなくてもカーソルを当てるだけで条文が出るので、なんて便利な機能なんだろうと最初に感じました。