導入事例2023年08月31日 就業規則作成のハードルが下がり、より多くの案件に対応できるように

2021年11月に法人化。ハラスメント関連の研修なども実施

事務所の概要や特徴について教えてください。

きよなり社会保険社労士事務所として2007年に開業し、2021年11月に法人化。社会保険労務士法人KESERAと名称変更しました。現在は私と事務スタッフ4名の合計5名で運営しています。社会保険や労働保険の代行業務、給与計算といった一般的な社労士事務所が扱う案件に加え、私が産業カウンセラー、キャリアコンサルタントの資格を持っていることもあり、研修講師の仕事も担当しています。最近ではハラスメント関連の研修が多く、月3本程度実施する場合もあります。研修は顧問先企業のほか、行政機関など九州全域の企業や組織に対して行っています。

清成先生ご自身の経歴について伺えますか。

福岡の大学を卒業し、地元の企業へ就職しました。そこでたまたま社労士の先生と接点ができたことがきっかけとなり、入社3年目のころから社労士の資格取得に向け勉強を始めました。試験合格後は、一般のコンサルティング会社に就職し、8年間勤務。育児休業から復帰する際、職種を変更せざるを得ない状況になったことを機に、社労士の資格を活かして開業登録することにしました。

使い勝手のよさがポイントとなり、他社製品からスマキテに移行

スマキテをお知りになったきっかけは何でしたか。

就業規則の作成にはもともと他社の製品を利用していましたが、当時はリリース直後で機能がまだ十分でなかったということもあり、当所の業務スタイルや就業規則作成の受注の頻度には機能やコストが見合わないと感じていました。そうしたなかで、新日本法規出版の営業担当の方と友人の社労士の紹介でスマキテを知りました。

スマキテ導入の決め手になったポイントはどこでしたか。

新旧対照表を作成してくれる機能は便利だなと思いました。また、私は細かい作業が苦手なので、表記ゆれのチェックや一括変換など、自分でやろうとすると面倒なことが自動でできるようになるのも魅力でした。編集履歴も都度の保存からどの箇所を編集したのかすぐにわかるので、バージョン管理がしやすくなるのもよかったです。新日本法規出版が提供する規程の雛形を条文ごとに検索できるのも便利だと感じました。

スマキテを触ってみた第一印象はいかがでしたか。

見やすい画面だなと感じました。マニュアルはほとんど見ないで利用しているので、そういう意味では直感的な操作がしやすいのだと思います。違和感は特になかったですね。

従来事務スタッフが対応していた作業はすべてスマキテで完結

導入されてから半年ほどたちましたが、導入前後で変わったことはありますか。

就業規則だけ作成して欲しいという企業様からのご依頼も受けるようになりました。従来は顧問先以外の企業様のそうしたご依頼は基本的にお断りしていたのですが、スマキテで効率的に就業規則の作成ができるようになったぶん、依頼をお受けするハードルが低くなった感覚があります。この半年間で就業規則の作成のみの案件を数件ほどお受けしました。

手打ちで作成していたときと比べてどの程度効率化できた印象ですか。

感覚的には以前の6割くらいにまでなっているという印象で、半分近くは時間短縮できているように思います。スマキテ導入以前は、表記や条数のチェックを事務スタッフにお願いしていたのですが、今はそれらの作業がすべてスマキテで完結できるようになっています。

そのほかによくなっているところはありますか。

ドキュメントの管理はしやすくなりました。会社ごとにプロジェクトを立てることができ、いつどのようにドキュメントを変更したのか履歴がわかりやすくなりました。従来は年度ごとにフォルダを作成して複数のファイルをファイル名で管理していましたが、スマキテはプロジェクトを見ればすぐに最新のファイルが確認できますし、過去のバージョンとの比較もしやすいです。

導入時のサポートでスムーズに利用を開始できた

スマキテのサポート体制の印象はいかがですか。

スマキテの導入直後、実際に手を動かしながら操作方法の解説をしてもらえる時間をいただけたので、使い方のイメージがなんとなくつかめました。これが、スムーズに導入が進んだ理由の1つだと思っています。今後スマキテをしばらく利用して操作に慣れてきたうえで再度説明を聞けると、より理解が深まると思っています。

これからのスマキテに期待されていることがあればお聞かせください。

運送業や小売業など、業種別に就業規則の雛形があるとありがたいなと思っています。また、就業規則の簡素版のような雛形があってもよいかもしれません。法律上必要最低限の内容だけ盛り込まれていて、そこに徐々に追加していくような形で作成を進められる雛形があれば、顧問先との継続的なコミュニケーションを考えるうえでは使い勝手がよいように思います。はじめからフル装備の規程を作成するよりは、長くお付きあいしていくなかで密にやり取りをしながら完成させていくというスタイルのほうが、自分の仕事の進め方には合っていると感じています。

スマキテはほかの社労士さんにもおすすめされたい製品だと思われますか。

はい。実際に何人か社労士の知り合いには、「スマキテいいよ」「一度見てみる？」といった形で紹介しています。

クライアントと一緒に少しずつ成長していく事務所でありたい

最後に、事務所の今後の展望についてお聞かせください。

何か高い目標を掲げるというよりは、身の丈に合った形で、クライアントの成長とともに当所も徐々に成長していきたいと考えています。急激に大きくなると歪が出てしまうおそれがありますので、長く続けていけるような事務所になるための取り組みを進めていきたいと思っています。