導入事例2024年01月30日 就業規則の作成が効率化されたことで、より幅広い助成金申請のニーズへ対応可能に

ITツールを駆使したサービスの提供や業務効率化を進める

貴所の概要、強みや特徴について教えてください。

当所の強みは、日々の顧問業務に加え、企業の給与計算をクラウド化することで効率化を実現している点にあります。具体的にはクラウドツールの給与計算ソフトを導入し、給与計算や勤怠管理の導入からサポートまでを行っています。また最近では、助成金申請のニーズも高まっています。
事務所は現在、社員4名、パート1名の体制で運営しています。業務は基本的には縦割りで、給与計算の担当が2名、助成金申請の担当が1名、もう1名が就業規則作成や電子申請を担当しています。

関口先生ご自身のご経歴についても伺えますでしょうか。

事務所は埼玉県熊谷市に構えていますが、私自身は群馬県太田市の出身です。自営の家庭で育ったこともあり、学生時代から何か自分で事業をやりたいという思いを持っていたところ、たまたま書店で見つけた社労士資格の本でこうした仕事があることを知り、大学4年のときから勉強をスタート。大学を卒業した年に社労士の資格を取得し、地元の社労士事務所に勤務することになりました。そこに4年ほど勤めた後、2018年に今の事務所を開業しました。

Wordによる文書管理に限界を感じていたところ、法改正にも対応したスマキテに出会い衝撃

スマキテを導入される前、規程文書作成関連業務においてどのような課題を抱えられていましたか？

就業規則などの作成依頼を多く受けるなか、Wordで文書管理することの限界を感じていました。特に私はフォルダの整理が苦手で、Wordの文書が日々増えていくなか「あの会社の就業規則はどこにあったかな」と検索に困ってしまったり、最新版のファイルがどれなのかわかりづらかったりと、文書管理のしにくさが何よりの課題でした。
また、Wordの機能を使い切れておらず、条項を追加した際に条番号がずれたり整合性がとれなくなってしまったりといった問題に労力を費やすのがすごくもったいないと感じていました。

スマキテをご存知になったきっかけは何でしたか。

Wordの限界を感じていたタイミングで、加除式書籍を契約していた新日本法規出版の営業の方から紹介していただきました。開業2年目頃からクラウド対応したITツールの導入を進めていたこともあり、もともとクラウド製品の導入には前向きでした。新日本法規出版のコンテンツへの信頼感もあり、話を聞いてすぐにでも導入したいと思いましたね。

一番はじめにスマキテを見たときの印象はいかがでしたか？

法改正が行われるたびにWord文書に落とし込んでいく作業が苦手だったので、法改正に対応した最新規程の雛形が用意されていることは衝撃的でしたね。規程の差し替えや削除が可能で、整合性がとれるような形へ簡単に編集できる点も非常に便利だと思いました。

従来は断らざるを得なかったスポットでの助成金申請に対応できるように

現在、業務の流れのなかでどのようにスマキテを利用されていますか。

やはり一番多いのが助成金申請です。助成金申請に向けて一から就業規則を作らなければならない場合、まずはスマキテの雛形を見ながら作成作業を進めていきます。助成金申請のほかにも出張・旅費規則、退職金規程作成などのニーズもあるので、就業規則担当のスタッフのほか、私も含め事務所全体で使える状態にしています。

スマキテのなかで特に気に入っている機能があれば教えてください。

過去に作成した条文を簡単に検索できる点です。検索から編集までがツールのなかで完結するので、過去に作成した規程をすぐに条文に落とし込めるのが気に入っています。これはWordでは絶対できない作業なので、大幅な時間短縮につながっていると感じています。
また、新旧対照表がすぐに作成できるのも、お客さまに変更点をわかりやすく説明できるため便利です。

スマキテの利用前と後ではどのような変化がありましたか。

スマキテの導入前は、助成金申請サポートは基本的には顧問先企業への対応のみで、スポットでのご依頼はリソースの都合上受けることができていませんでした。スマキテ導入後は、助成金専門のスタッフが増えたということもありますが、就業規則の作成時間が大幅に短縮されたことで、スポットでの就業規則作成や助成金申請の対応ができるようになっています。

2022年12月にライトプランからスタンダードプランへアップグレードされていますが、これはどのような経緯があったのでしょうか。

助成金申請をはじめ新しいお客さまが増えるなか、ドキュメント数の上限を拡大する必要があったためです。就業規則は基本的にPDF・Wordともすべてスマキテ上にアップロードして管理するというルールを事務所内で決めています。

操作方法などで悩むことはありませんか。

使っていくうちに慣れてきますし、わからないことがあってもサポートページのFAQで解決できています。将来的にはチャットツールなどでより気楽に質問できるようになると助かります。

社労士の仲間からも注目を集めるスマキテ

スマキテはどのような方におすすめの製品だと思いますか？

同業の先生方と話すなかで、電子申請や給与計算、就業規則の作成などで普段どういうツールを使っているのかが話題になることが多くありますし、当所ではクラウドツールを積極的に導入しているので、社労士会の熊谷支部の先生方が見学にいらっしゃることもあります。ほかの先生方の話を聞くと、法改正への対応や文書管理に課題を抱えていらっしゃるケースはとても多いと感じます。そうした作業をWordで行うことが難しいと感じられている方には、ぜひスマキテを利用してみていただきたいです。