マンション総会運営マニュアル－管理組合の意思決定プロセスはこれでクリアに－

第１章　マンションにおける総会

第１　総会（集会）は最高の意思決定機関
１　マンション管理の要となるトライアングル
２　総会運営には管理規約の内容確認が不可欠
３　管理組合の成立と管理方式
４　団地における総会
５　複合用途型マンションにおける総会

第２　総会決議事項と決議要件
１　総会で何を決めるか（決議事項）
２　総会でどのようにして決めるか（決議要件）
３　共用部分等の管理
４　議決権
５　総会決議の効力はどこまでの範囲の者に及ぶのか
６　所在等不明区分所有者を集会決議の母数から除外する制度ほか

第３　マンションにおける意思決定の今後の課題と改正区分所有法
１　「総会の形骸化」が更に深刻化するおそれ
２　「区分所有者の無関心化」が更に深刻化するおそれ
３　総会決議無効確認請求訴訟の増加

第４　マンションの再生と終活における総会決議
１　老朽化マンションの出口はどこに
２　改正区分所有法による要件緩和と選択肢の拡大
３　マンションの建物が滅失してしまった場合の措置
４　被災マンション法による特例措置

第２章　総会の計画と実施

＜フローチャート～通常総会の流れ＞
第１　総会のプランニングから招集通知発送まで
１　通常（定期）総会
（１)通常（定期）総会とは
（２)通常総会はいつ開催するか
２　臨時総会（標準管理規約42条２項）
（１)臨時総会が必要となる場合
（２)理事長等による招集
（３)理事長等以外による招集
（４)臨時総会ならではの注意点
３　議題と議案
（１)議題とは
（２)議題と議案の違いは
（３)議案の作成過程
４　総会の日時・場所
（１)日時の設定
（２)場所の設定
５　区分所有者からの提案
（１)区分所有者が提案を行う方法
（２)管理者等の招集権者、理事会の対応
（３)提案の注意点

第２　招集通知の作成と発送
１　招集通知の内容と作成開始
２　招集通知の発送時期
３　招集通知の宛先
４　掲示による招集通知
５　区分所有者が海外に住んでいる場合
（１)ITの導入
（２)国内管理人制度の利用
６　議決権の行使方法
（１)区分所有者本人が総会に出席しての議決権行使
（２)書面又は代理人による議決権行使
（３)議長に一任とすることについて
（４)電磁的方法による議決権の行使
【参考書式１】招集通知
【参考書式２】出席票・議決権行使書面・委任状

第３　総会のIT化と開催しない決議方法
１　WEB会議システム等を用いた総会
（１)WEB会議システム等の導入
（２)WEB会議システム等を用いた総会のメリットとデメリット
（３)WEB会議システム等を用いた総会導入の手順
（４)デメリット克服対策
（５)区分所有法の改正におけるWEB会議の取扱い
２　総会を開催しない決議方法～書面、ITの利用～
（１)書面又は電磁的方法による決議
（２)区分所有者全員の書面又は電磁的方法による合意
（３)書面又は電磁的方法による決議・合意の効力
【参考書式３】ハイブリッド方式での開催のための通常総会招集通知
【参考書式４】ハイブリッド方式での開催のための出席票・議決権行使書面・委任状

第４　区分所有者から総会の招集を求める手段
１　管理者に対する総会招集請求
（１)区分所有者による総会招集請求・総会招集
（２)管理者に対する総会招集請求
２　総会招集請求を受けた管理者の対応
（１)管理者の留意事項
３　少数区分所有者が直接総会を招集する場合
（１)少数区分所有者が総会を招集できる場合
（２)管理会社の協力が得られない場合
（３)総会招集・開催などに要した費用の負担
４　管理者がないとき
（１)「管理者がないとき」の意味
【参考書式５】臨時総会招集請求書
【参考書式６】臨時総会招集通知
【参考書式７】少数区分所有者による臨時総会招集通知

第５　招集通知発送後の準備
１　招集通知発送後当日までにやるべきこと
（１)出席票、議決権行使書面、委任状の到着確認
（２)未提出者への連絡
（３)賛否の仕分け（票読み）
（４)出席票、議決権行使書面、委任状のチェック
（５)事前質問、当日に想定される質問への対応準備
（６)総会当日に必要なものの準備
（７)専門家に立会いを依頼した場合の準備
２　当日の受付から議事開始まで
（１)総会当日に重要事項説明会がある場合
（２)総会に出席できるのは誰か
（３)総会開始前の会場整理
（４)会場変更の必要性の検討
【参考書式８】受付名簿

第６　議事進行の方法
１　議長の役割と権限
（１)誰が議長を務めるか
（２)議長の権限
２　議事を進める上での重要なポイント
（１)区分所有者の発言を促す方法
（２)区分所有者の発言を整理する方法
（３)区分所有者の発言を処理する方法
（４)区分所有者の質問を処理する方法
（５)区分所有者の質問を要約する方法
（６)回答を拒んでもよい場合
３　動議への対応
（１)動議の種類
（２)修正動議の処理方法
４　総会が荒れるときの対応
（１)総会が荒れるときの議長の対応
（２)事前の発言時間等の制限
（３)区分所有者が許与された発言時間を超える場合
（４)発言中止勧告
（５)発言禁止命令
（６)退場命令
（７)発言の打切り
５　採決の方法
（１)決議の取り方についての議長の権限
６　争いが生じている議案で特に配慮すべき点
（１)総　論
（２)時間管理の重要性
（３)採決の方法の重要性
（４)事前の説明会や意見交換会

第７　総会終了後の重要事項
１　理事会の開催
（１)理事会の招集
（２)審議内容
（３)その他事項
２　総会議事録・理事会議事録の作成
（１)総会議事録の意義
（２)総会議事録の作成上の留意点
（３)記載例
（４)作成後の事務
（５)理事会議事録
３　議事録の保管・閲覧要求
（１)議事録の保管
（２)議事録の閲覧請求者の範囲
（３)閲覧の方法（閲覧の制限）
（４)謄写請求
４　決議に瑕疵があった場合
（１）決議の瑕疵
（２）瑕疵を治癒する方法
【参考書式９】総会議事録の例

第３章　各種意思決定プロセス

第１　収支決算と事業報告・収支予算と事業計画
＜フローチャート～収支決算・事業報告＞
＜フローチャート～収支予算・事業計画＞
１　収支決算・事業報告の考え方
（１）収支決算・事業報告が必要とされる根拠
（２）収支決算・事業報告を承認することの意義
２　必要な総会決議と決議事項
（１）収支決算の準備と総会決議
（２）事業報告の準備と総会決議
３　収支予算と事業計画
（１）収支予算と事業計画が必要とされる根拠
（２）収支予算と事業計画の持つ意味
（３）収支予算・事業計画の準備と総会決議
４　総会で想定される質問事項

第２　役員の選任と解任
＜フローチャート～役員の選任方法＞
１　管理組合の役員選任の考え方
（１）役員についての法律と管理規約上の扱い
（２）理事会方式の場合の候補者の選定の仕方
（３）自分が理事をやりたい、候補者を推薦したいとき
（４）途中で役員が欠けたときに備えて
２　決議すべき事項と議案書作成
３　決議の取り方
（１）定数を超える候補者がいる場合の決議の取り方
（２）反対提案が議案となっている場合のその決議の要否
４　役員を解任したいとき
（１）区分所有法と規約の確認
（２）理事会による理事長の解任
（３）解任議案の準備と提出
（４）議案書作成における注意点
５　総会当日に生じる問題
（１）個人攻撃への対応
（２）動議が出された場合への対応
（３）監事が理事長を解任するために臨時総会を招集する場合の議長
６　総会で想定される質問事項

第３　大規模修繕工事
＜フローチャート～大規模修繕工事＞
１　大規模修繕工事の考え方
（１）大規模修繕工事とは
（２）長期修繕計画
（３）組合内部の体制
（４）責任施工と設計監理方式
２　必要な総会決議と意思決定のプロセス
（１）各段階ごとに意思決定と総会決議が必要
（２）修繕委員会の発足
（３）設計監理業者の選定
（４）劣化診断（建物診断）と修繕の検討
（５）施工業者の選定と工事内容の確定
３　着工後、竣工後に必要な意思決定
（１）総会決議後に工事金額や内容に変更が出た場合
（２）竣工後のフォロー
４　総会で想定される質問事項

第４　漏水原因箇所の修繕工事
＜フローチャート～漏水修繕工事＞
１　漏水修繕工事の考え方
（１）漏水問題の４つの局面
（２）漏水の発生箇所と工事の緊急度
２　必要な総会決議と議案書作成
（１）必要となる総会決議の内容
（２）決議事項
（３）議案の作成
３　工事の緊急度に合わせた意思決定と総会
（１）漏水は待ったなし
（２）災害時のような特殊状況以外で総会決議なしに行う工事
（３）決議後、着工後に工事内容や金額に変更が出た場合
４　総会で想定される質問事項

第５　管理委託契約の締結と更新
＜フローチャート～管理委託契約＞
１　管理委託契約締結と更新の考え方
（１）いわゆる管理会社とは
（２）契約締結に当たって知っておくべきこと
（３）更新契約の内容が調わない場合
２　必要な総会決議と議案書作成
（１）何を決議するか
（２）議案作成に当たり気を付けること
（３)重要事項説明会が必要な場合
３　総会で想定される質問事項
【参考書式10】重要事項説明書

第６　管理会社の変更
＜フローチャート～管理会社の変更＞
１　管理会社の変更の考え方
（１）変更が必要となる場合
（２）変更を考えることのメリットとリスク
（３）変更の時期の問題
２　必要な総会決議と意思決定のプロセス
（１）意思決定までの道のり
（２）理事会での検討の限界
（３）候補会社の絞り込み
（４）総会で決議すべき事項
（５）議案書作成上の注意点
３　総会で想定される質問事項
（１）管理会社変更の経緯
（２）管理会社変更に伴う業務関連

第７　管理費等の変更
＜フローチャート～管理費等の変更＞
１　管理費等の変更の考え方
（１）管理費、修繕積立金等とは
（２）値上げが必要になるケース
（３）金額変更ではなく一時負担金を徴収する場合
２　値上げ額の算出と説明会
（１）理事会等における値上げ額の検討
（２）説明会・意見交換会の実施
３　決議すべき事項と議案書作成
（１）決議すべき事項
（２）普通決議か特別決議か
（３）議案の作成
（４）決議成立後の事務
４　総会で想定される質問事項

第８　ペット禁止と解禁
＜フローチャート～ペット飼育制限＞
１　ペット飼育制限の考え方
（１）専有部分内の使用方法制限の可否
（２）一律禁止することの可否
２　必要な総会決議と議案書作成
（１）普通決議か特別決議か
（２）特別の影響を及ぼすとき
（３）決議事項
３　ペット規定導入に際して実施すべきこと
（１）アンケート調査の実施
（２）意見交換会の開催
（３）理事会における管理規約条項、使用細則条項の検討
（４）総会当日における注意点
（５）説明会の開催、各種届出の受理等
４　総会で想定される質問事項

第９　共用部分の変更（機械式駐車場の撤去）
＜フローチャート～機械式駐車場の撤去＞
１　機械式駐車場の撤去の考え方
（１）機械式駐車場を取り巻く現状
（２）附置義務との関係
（３）維持か撤去か
２　検討すべき事項とそのプロセス
（１）理事会等での綿密な検討が必要
（２）収支のシミュレーション
（３）全面撤去か一部撤去か
（４）撤去方法・費用の検討
（５）撤去跡の利用方法
（６）撤去後の駐車場運営
（７）工事実施中の対応
３　必要な総会決議
（１）必要となる総会決議の内容
（２）決議事項
（３）議案の作成
４　EV充電器の設置
（１）駐車場に関するその他の検討
（２）EV充電器導入の際に検討すべきこと
（３）必要な総会決議の内容
５　総会で想定される質問事項

第10　専門家の活用
＜フローチャート～専門家の活用＞
１　専門家活用の考え方
（１）マンション管理の高度化・複雑化
（２）外部管理者方式（管理業者管理方式）における専門家登用
（３）組合内部の専門家にお願いする
（４）外部専門家の活用
２　必要な総会決議と意思決定のプロセス
（１）専門家の活用バリエーションと必要なプロセス
（２）外部専門家（弁護士）と顧問契約をする場合
（３）外部専門家を監事とする場合（外部管理者方式を採用している場合）
（４）外部専門家を専門委員会の委員とする場合
３　総会で想定される質問事項

第11　外部管理者方式への移行
＜フローチャート～外部管理者方式＞
１　外部管理者方式の考え方
（１）外部管理者方式とは
（２）役員のなり手不足と管理業者管理者方式
（３）理事会を存続させるか廃止するか
（４）外部管理者方式のメリット・デメリット
２　外部管理者方式導入に当たっての留意点
（１）リスクを理解した上での周到な検討
（２）管理組合運営のあり方と管理者権限の範囲明確化
（３）組合財産の保護、多額の金銭事故・事件の防止
（４）管理者が地位を離れる際のプロセス
（５）日常管理における利益相反取引等におけるプロセス
（６）大規模修繕工事におけるプロセス
（７）監事の設置と監査のあり方
３　必要な総会決議と意思決定のプロセス
（１）外部管理者制度移行の検討
（２）総会議案作成までのプロセス
（３）導入段階で必要な総会決議
４　総会で想定される質問事項

第12　管理費等請求訴訟の決定
＜フローチャート～管理費等請求訴訟＞
１　滞納者に対する法的手続
（１）滞納者に対する対応
（２）管理会社はどこまでやってくれるのか
（３）法的手続の検討
（４）法的手続への準備
（５）訴訟の出口
２　通常訴訟、競売手続に必要な総会決議
（１）滞納管理費請求訴訟に際して必要な総会決議
（２）通　知
（３）訴訟等の開始後
３　59条競売に必要な総会決議
（１）59条競売の目的
（２）59条競売に際して必要な総会決議
（３）競売の申立期間
４　総会で想定される質問事項

第13　管理組合の法人化
＜フローチャート～管理組合の法人化＞
１　管理組合法人化の考え方
（１）法人化の実情
（２）管理組合法人の法的性質
（３）法人化のメリット
（４）法人化のデメリット
２　必要な総会決議と決議事項
（１）法人化の検討
（２）必要な総会決議と決議事項
（３）総会の開催等
（４）総会決議後の事務
３　総会で想定される質問事項
【参考書式11】管理組合法人設立登記申請書

第14　著しい迷惑行為への対応
＜フローチャート～迷惑行為への対応＞
１　迷惑行為への対応についての考え方
（１）共同の利益に反する行為
（２）義務違反者に対する措置
（３）管理規約に定められた措置
２　理事会等でどう検討を進めるか
（１）迷惑行為又はそのおそれの存在を認識・把握する
（２）早期に弁護士に依頼することのメリット
（３）理事会における義務違反者への具体的な措置に向けた動き
３　必要な総会決議と決議事項
（１）必要となる手続
（２）決議事項
（３）弁明の機会の付与
（４）議案検討時、総会当日における注意点
４　総会で想定される質問事項
【参考書式12】弁明の機会を付与する書面の記載例（区分所有法６0条に基づいて占有者に対し裁判上の措置をとる場合）

第15　配管の一体的更新
＜フローチャート～配管の一体的更新＞
１　配管の一体的更新の必要性
（１）配管は共用部分と専有部分の両方にわたって存在する
（２）区分所有法の改正に至るまで
（３）改正区分所有法の規定
（４）標準管理規約の規定
（５）マンションの長寿命化に欠かせない配管の更新
２　必要な総会決議と具体的な進め方
（１）実態の把握（配管の劣化診断・アンケートの実施）
（２）長期修繕計画への反映
（３）管理規約の改正
（４）総会決議
（５）総会決議後、一体化更新工事の実施まで
（６）工事完了後
３　総会で想定される質問事項

○内容を一部変更することがありますので、ご了承ください。