マンション総会運営マニュアル－管理組合の意思決定プロセスはこれでクリアに－

第１章　マンションにおける総会

第１　総会（集会）は最高の意思決定機関
１　マンション管理の要となるトライアングル
２　総会運営には管理規約の内容確認が不可欠
３　管理組合の成立と管理方式
４　団地における総会
５　複合用途型マンションにおける総会

第２　総会決議事項と決議要件
１　総会で何を決めるか（決議事項）
２　総会でどのようにして決めるか（決議要件）
３　共用部分等の管理
４　議決権
５　総会決議の効力はどこまでの範囲の者に及ぶのか
６　所在等不明区分所有者を集会決議の母数から除外する制度ほか

第３　マンションにおける意思決定の今後の課題と改正区分所有法
１　「総会の形骸化」が更に深刻化するおそれ
２　「区分所有者の無関心化」が更に深刻化するおそれ
３　総会決議無効確認請求訴訟の増加

第４　マンションの再生と終活における総会決議
１　老朽化マンションの出口はどこに
２　改正区分所有法による要件緩和と選択肢の拡大
３　マンションの建物が滅失してしまった場合の措置
４　被災マンション法による特例措置

第２章　総会の計画と実施

＜フローチャート～通常総会の流れ＞
第１　総会のプランニングから招集通知発送まで
［１］通常（定期）総会
　(１)通常（定期）総会とは
　(２)通常総会はいつ開催するか
［２］臨時総会（標準管理規約42条２項）
　(１)臨時総会が必要となる場合
　(２)理事長等による招集
　(３)理事長等以外による招集
　(４)臨時総会ならではの注意点
［３］議題と議案
　(１)議題とは
　(２)議題と議案の違いは
　(３)議案の作成過程
［４］総会の日時・場所
　(１)日時の設定
　(２)場所の設定
［５］区分所有者からの提案
　(１)区分所有者が提案を行う方法
　(２)管理者等の招集権者、理事会の対応
　(３)提案の注意点

第２　招集通知の作成と発送
［１］招集通知の内容と作成開始
［２］招集通知の発送時期
［３］招集通知の宛先
［４］掲示による招集通知
［５］区分所有者が海外に住んでいる場合
　(１)ITの導入
　(２)国内管理人制度の利用
［６］議決権の行使方法
　(１)区分所有者本人が総会に出席しての議決権行使
　(２)書面又は代理人による議決権行使
　(３)議長に一任とすることについて
　(４)電磁的方法による議決権の行使
　【参考書式１】招集通知
　【参考書式２】出席票・議決権行使書面・委任状

第３　総会のIT化と開催しない決議方法
［１］WEB会議システム等を用いた総会
　(１)WEB会議システム等の導入
　(２)WEB会議システム等を用いた総会のメリットとデメリット
　(３)WEB会議システム等を用いた総会導入の手順
　(４)デメリット克服対策
　(５)区分所有法の改正におけるWEB会議の取扱い
［２］総会を開催しない決議方法～書面、ITの利用～
　(１)書面又は電磁的方法による決議
　(２)区分所有者全員の書面又は電磁的方法による合意
　(３)書面又は電磁的方法による決議・合意の効力
　【参考書式３】ハイブリッド方式での開催のための通常総会招集通知
　【参考書式４】ハイブリッド方式での開催のための出席票・議決権行使書面・委任状

第４　区分所有者から総会の招集を求める手段
［１］管理者に対する総会招集請求
　(１)区分所有者による総会招集請求・総会招集
　(２)管理者に対する総会招集請求
［２］総会招集請求を受けた管理者の対応
　(１)管理者の留意事項
［３］少数区分所有者が直接総会を招集する場合
　(１)少数区分所有者が総会を招集できる場合
　(２)管理会社の協力が得られない場合
　(３)総会招集・開催などに要した費用の負担
［４］管理者がないとき
　(１)「管理者がないとき」の意味
　【参考書式５】臨時総会招集請求書
　【参考書式６】臨時総会招集通知
　【参考書式７】少数区分所有者による臨時総会招集通知

第５　招集通知発送後の準備
［１］招集通知発送後当日までにやるべきこと
　(１)出席票、議決権行使書面、委任状の到着確認
　(２)未提出者への連絡
　(３)賛否の仕分け（票読み）
　(４)出席票、議決権行使書面、委任状のチェック
　(５)事前質問、当日に想定される質問への対応準備
　(６)総会当日に必要なものの準備
　(７)専門家に立会いを依頼した場合の準備
［２］当日の受付から議事開始まで
　(１)総会当日に重要事項説明会がある場合
　(２)総会に出席できるのは誰か
　(３)総会開始前の会場整理
　(４)会場変更の必要性の検討
　【参考書式８】受付名簿

第６　議事進行の方法
［１］議長の役割と権限
　(１)誰が議長を務めるか
　(２)議長の権限
［２］議事を進める上での重要なポイント
　(１)区分所有者の発言を促す方法
　(２)区分所有者の発言を整理する方法
　(３)区分所有者の発言を処理する方法
　(４)区分所有者の質問を処理する方法
　(５)区分所有者の質問を要約する方法
　(６)回答を拒んでもよい場合
［３］動議への対応
　(１)動議の種類
　(２)修正動議の処理方法
［４］総会が荒れるときの対応
　(１)総会が荒れるときの議長の対応
　(２)事前の発言時間等の制限
　(３)区分所有者が許与された発言時間を超える場合
　(４)発言中止勧告
　(５)発言禁止命令
　(６)退場命令
　(７)発言の打切り
［５］採決の方法
　(１)決議の取り方についての議長の権限
［６］争いが生じている議案で特に配慮すべき点
　(１)総　論
　(２)時間管理の重要性
　(３)採決の方法の重要性
　(４)事前の説明会や意見交換会

第７　総会終了後の重要事項
［１］理事会の開催
　(１)理事会の招集
　(２)審議内容
　(３)その他事項
［２］総会議事録・理事会議事録の作成
　(１)総会議事録の意義
　(２)総会議事録の作成上の留意点
　(３)記載例
　(４)作成後の事務
　(５)理事会議事録
［３］議事録の保管・閲覧要求
　(１)議事録の保管
　(２)議事録の閲覧請求者の範囲
　(３)閲覧の方法（閲覧の制限）
　(４)謄写請求
［４］決議に瑕疵があった場合
　(１)決議の瑕疵
　(２)瑕疵を治癒する方法
　【参考書式９】総会議事録の例

第３章　各種意思決定プロセス

第１　収支決算と事業報告・収支予算と事業計画
＜フローチャート～収支決算・事業報告＞
＜フローチャート～収支予算・事業計画＞
［１］収支決算・事業報告の考え方
　(１)収支決算・事業報告が必要とされる根拠
　(２)収支決算・事業報告を承認することの意義
［２］必要な総会決議と決議事項
　(１)収支決算の準備と総会決議
　(２)事業報告の準備と総会決議
［３］収支予算と事業計画
　(１)収支予算と事業計画が必要とされる根拠
　(２)収支予算と事業計画の持つ意味
　(３)収支予算・事業計画の準備と総会決議
［４］総会で想定される質問事項

第２　役員の選任と解任
＜フローチャート～役員の選任方法＞
［１］管理組合の役員選任の考え方
　(１)役員についての法律と管理規約上の扱い
　(２)理事会方式の場合の候補者の選定の仕方
　(３)自分が理事をやりたい、候補者を推薦したいとき
　(４)途中で役員が欠けたときに備えて
［２］決議すべき事項と議案書作成
［３］決議の取り方
　(１)定数を超える候補者がいる場合の決議の取り方
　(２)反対提案が議案となっている場合のその決議の要否
［４］役員を解任したいとき
　(１)区分所有法と規約の確認
　(２)理事会による理事長の解任
　(３)解任議案の準備と提出
　(４)議案書作成における注意点
［５］総会当日に生じる問題
　(１)個人攻撃への対応
　(２)動議が出された場合への対応
　(３)監事が理事長を解任するために臨時総会を招集する場合の議長
［６］総会で想定される質問事項

第３　大規模修繕工事
＜フローチャート～大規模修繕工事＞
［１］大規模修繕工事の考え方
　(１)大規模修繕工事とは
　(２)長期修繕計画
　(３)組合内部の体制
　(４)責任施工と設計監理方式
［２］必要な総会決議と意思決定のプロセス
　(１)各段階ごとに意思決定と総会決議が必要
　(２)修繕委員会の発足
　(３)設計監理業者の選定
　(４)劣化診断（建物診断）と修繕の検討
　(５)施工業者の選定と工事内容の確定
［３］着工後、竣工後に必要な意思決定
　(１)総会決議後に工事金額や内容に変更が出た場合
　(２)竣工後のフォロー
［４］総会で想定される質問事項

第４　漏水原因箇所の修繕工事
＜フローチャート～漏水修繕工事＞
［１］漏水修繕工事の考え方
　(１)漏水問題の４つの局面
　(２)漏水の発生箇所と工事の緊急度
［２］必要な総会決議と議案書作成
　(１)必要となる総会決議の内容
　(２)決議事項
　(３)議案の作成
［３］工事の緊急度に合わせた意思決定と総会
　(１)漏水は待ったなし
　(２)災害時のような特殊状況以外で総会決議なしに行う工事
　(３)決議後、着工後に工事内容や金額に変更が出た場合
［４］総会で想定される質問事項

第５　管理委託契約の締結と更新
＜フローチャート～管理委託契約＞
［１］管理委託契約締結と更新の考え方
　(１)いわゆる管理会社とは
　(２)契約締結に当たって知っておくべきこと
　(３)更新契約の内容が調わない場合
［２］必要な総会決議と議案書作成
　(１)何を決議するか
　(２)議案作成に当たり気を付けること
　(３)重要事項説明会が必要な場合
［３］総会で想定される質問事項
　【参考書式10】重要事項説明書

第６　管理会社の変更
＜フローチャート～管理会社の変更＞
［１］管理会社の変更の考え方
　(１)変更が必要となる場合
　(２)変更を考えることのメリットとリスク
　(３)変更の時期の問題
［２］必要な総会決議と意思決定のプロセス
　(１)意思決定までの道のり
　(２)理事会での検討の限界
　(３)候補会社の絞り込み
　(４)総会で決議すべき事項
　(５)議案書作成上の注意点
［３］総会で想定される質問事項
　(１)管理会社変更の経緯
　(２)管理会社変更に伴う業務関連

第７　管理費等の変更
＜フローチャート～管理費等の変更＞
［１］管理費等の変更の考え方
　(１)管理費、修繕積立金等とは
　(２)値上げが必要になるケース
　(３)金額変更ではなく一時負担金を徴収する場合
［２］値上げ額の算出と説明会
　(１)理事会等における値上げ額の検討
　(２)説明会・意見交換会の実施
［３］決議すべき事項と議案書作成
　(１)決議すべき事項
　(２)普通決議か特別決議か
　(３)議案の作成
　(４)決議成立後の事務
［４］総会で想定される質問事項

第８　ペット禁止と解禁
＜フローチャート～ペット飼育制限＞
［１］ペット飼育制限の考え方
　(１)専有部分内の使用方法制限の可否
　(２)一律禁止することの可否
［２］必要な総会決議と議案書作成
　(１)普通決議か特別決議か
　(２)特別の影響を及ぼすとき
　(３)決議事項
［３］ペット規定導入に際して実施すべきこと
　(１)アンケート調査の実施
　(２)意見交換会の開催
　(３)理事会における管理規約条項、使用細則条項の検討
　(４)総会当日における注意点
　(５)説明会の開催、各種届出の受理等
［４］総会で想定される質問事項

第９　共用部分の変更（機械式駐車場の撤去）
＜フローチャート～機械式駐車場の撤去＞
［１］機械式駐車場の撤去の考え方
　(１)機械式駐車場を取り巻く現状
　(２)附置義務との関係
　(３)維持か撤去か
［２］検討すべき事項とそのプロセス
　(１)理事会等での綿密な検討が必要
　(２)収支のシミュレーション
　(３)全面撤去か一部撤去か
　(４)撤去方法・費用の検討
　(５)撤去跡の利用方法
　(６)撤去後の駐車場運営
　(７)工事実施中の対応
［３］必要な総会決議
　(１)必要となる総会決議の内容
　(２)決議事項
　(３)議案の作成
［４］EV充電器の設置
　(１)駐車場に関するその他の検討
　(２)EV充電器導入の際に検討すべきこと
　(３)必要な総会決議の内容
［５］総会で想定される質問事項

第10　専門家の活用
＜フローチャート～専門家の活用＞
［１］専門家活用の考え方
　(１)マンション管理の高度化・複雑化
　(２)外部管理者方式（管理業者管理方式）における専門家登用
　(３)組合内部の専門家にお願いする
　(４)外部専門家の活用
［２］必要な総会決議と意思決定のプロセス
　(１)専門家の活用バリエーションと必要なプロセス
　(２)外部専門家（弁護士）と顧問契約をする場合
　(３)外部専門家を監事とする場合（外部管理者方式を採用している場合）
　(４)外部専門家を専門委員会の委員とする場合
［３］総会で想定される質問事項

第11　外部管理者方式への移行
＜フローチャート～外部管理者方式＞
［１］外部管理者方式の考え方
　(１)外部管理者方式とは
　(２)役員のなり手不足と管理業者管理者方式
　(３)理事会を存続させるか廃止するか
　(４)外部管理者方式のメリット・デメリット
［２］外部管理者方式導入に当たっての留意点
　(１)リスクを理解した上での周到な検討
　(２)管理組合運営のあり方と管理者権限の範囲明確化
　(３)組合財産の保護、多額の金銭事故・事件の防止
　(４)管理者が地位を離れる際のプロセス
　(５)日常管理における利益相反取引等におけるプロセス
　(６)大規模修繕工事におけるプロセス
　(７)監事の設置と監査のあり方
［３］必要な総会決議と意思決定のプロセス
　(１)外部管理者制度移行の検討
　(２)総会議案作成までのプロセス
　(３)導入段階で必要な総会決議
［４］総会で想定される質問事項

第12　管理費等請求訴訟の決定
＜フローチャート～管理費等請求訴訟＞
［１］滞納者に対する法的手続
　(１)滞納者に対する対応
　(２)管理会社はどこまでやってくれるのか
　(３)法的手続の検討
　(４)法的手続への準備
　(５)訴訟の出口
［２］通常訴訟、競売手続に必要な総会決議
　(１)滞納管理費請求訴訟に際して必要な総会決議
　(２)通　知
　(３)訴訟等の開始後
［３］59条競売に必要な総会決議
　(１)59条競売の目的
　(２)59条競売に際して必要な総会決議
　(３)競売の申立期間
［４］総会で想定される質問事項

第13　管理組合の法人化
＜フローチャート～管理組合の法人化＞
［１］管理組合法人化の考え方
　(１)法人化の実情
　(２)管理組合法人の法的性質
　(３)法人化のメリット
　(４)法人化のデメリット
［２］必要な総会決議と決議事項
　(１)法人化の検討
　(２)必要な総会決議と決議事項
　(３)総会の開催等
　(４)総会決議後の事務
［３］総会で想定される質問事項
　【参考書式11】管理組合法人設立登記申請書

第14　著しい迷惑行為への対応
＜フローチャート～迷惑行為への対応＞
［１］迷惑行為への対応についての考え方
　(１)共同の利益に反する行為
　(２)義務違反者に対する措置
　(３)管理規約に定められた措置
［２］理事会等でどう検討を進めるか
　(１)迷惑行為又はそのおそれの存在を認識・把握する
　(２)早期に弁護士に依頼することのメリット
　(３)理事会における義務違反者への具体的な措置に向けた動き
［３］必要な総会決議と決議事項
　(１)必要となる手続
　(２)決議事項
　(３)弁明の機会の付与
　(４)議案検討時、総会当日における注意点
［４］総会で想定される質問事項
　【参考書式12】弁明の機会を付与する書面の記載例（区分所有法60条に基づいて占有者に対し裁判上の措置をとる場合）

第15　配管の一体的更新
＜フローチャート～配管の一体的更新＞
［１］配管の一体的更新の必要性
　(１)配管は共用部分と専有部分の両方にわたって存在する
　(２)区分所有法の改正に至るまで
　(３)改正区分所有法の規定
　(４)標準管理規約の規定
　(５)マンションの長寿命化に欠かせない配管の更新
［２］必要な総会決議と具体的な進め方
　(１)実態の把握（配管の劣化診断・アンケートの実施）
　(２)長期修繕計画への反映
　(３)管理規約の改正
　(４)総会決議
　(５)総会決議後、一体化更新工事の実施まで
　(６)工事完了後
［３］総会で想定される質問事項