導入事例2023年03月16日 Wordにはないスムーズな条項の入れ替えで規程作成の時間が3分の2になりました。

貴所の構成や、業務内容について教えてください

弊所は開業から２年が経とうとしているところでして、現在私１人で業務を行っております。
業務内容といたしましては、給与計算や、各種保険手続、そして労務相談などの顧問契約以外に、就業規則の作成も行っており、特に最近では規則作成の依頼が増加してきております。

その他に、研修講師もさせていただいておりまして、人材育成や管理職の方に対しての研修や、最近ですと育児介護休業法の昨年の大きな改正も含め、女性活躍に関する研修をさせていただくことも増えて参りました。前職では弁護士事務所に勤務しており、弁護士の先生方と一緒に就業規則の改定やチェックをさせていただいておりました。
そうした経験からリスクを踏まえたうえでの就業規則の作成や改定が弊所の強みと考えております。

スマキテを導入いただくにあたり、どのような背景がありましたでしょうか。

以前から、今後の事を考えて少しずつ色々な企業のシステムを比較検討していこうと考えておりました。

しかし、規程作成の依頼が2~3件ほど立て続けに入ってきたことから急遽導入を検討することにしました。
そこで以前に社労士仲間の先輩からスマキテをはじめ他社さんの製品情報を伺っており、興味を持っていた御社のシステムに問い合わせることにしたのがきっかけとなりました。最終的には私が就業規則の作成に携わりますので、じっくり考えられる製品が良いかなと思いました。

スマキテを導入の決め手となったポイントを教えてください。

実際にスマキテの画面を見させていただいた際に、非常に操作が分かりやすいという印象をうけました。新日本法規さんで提供されている規程ひな形は各条文に対して細かな解説が入っており、非常に勉強になるので、そこがすごく良いなと思いました。

また、デモ画面を見させていただいて、操作しているところを拝見したのですが、その行程を見て直感的に使える操作感だったので大丈夫かなと思いましたし、システムから問い合わせをしても、丁寧なご回答をしていただけるので、とても助かっております。

条文の差し替えもワンクリックで一瞬

スマキテを操作した時の印象や、スマキテの気に入っている機能について教えてください。

導入前はWordにてデータの作成をしていたことから、条項を追加や削除した際の条項の入れ替えには大変苦労いたしました。
それが、スマキテでは条文の入れ替えがスムーズにできる事に加えて、今まで自分が作成したデータを入れておくことで、「以前、作成した条文の良い言い回しがあったけど、どれだったかな？」といった条文が、類似条項として検索できますし、ワンクリックで条文を差し替えられるので、一瞬で操作が出来きてしまうところが便利だと感じました。

それから、規程の中で抜け漏れているものはないかというリスクを欠落条項機能により、高・中・低のレベルで知らせてくれるのも、私のように１人で実務を行っている士業にはとてもよい機能だと思います。

規程ひな形と解説の安心感

スマキテをご利用前とご利用後ではどのような業務に変化がありましたか。

やはり規程作成にかかる時間を以前と比較すると、大きく変わりました。一つ一つの工程がスムーズになったことや重複してしまいますが、規程ひな形の解説で詳細な情報をすぐに確認できるので、時間的な面で変化がありました。
スマキテを利用する前はWordで作成しておりましたので、条項の見直しや手作業に非常に多くの時間を費やしていたので、規程の内容によって前後しますが約1.5倍ほどの時間がかかっていたかもしれません。

また、今まで作成したことがない規程の依頼があったとしても、スマキテに搭載されている規程ひな形と解説を活用し、内容について理解したうえで、クライアント様のご要望に沿った規程が作成できてご提供できるという安心感があります。

スマキテはどのような方におすすめの製品だと思いますか。

個人的には、就業規則を１人で対応するという方には大変良いシステムではないかと感じております。やはり１人だと気づかないような「表記の揺れ」を自動表示してくださるという点や、規程ひな形についても常に最新の情報がアップデートされるのは助かっております。

また、新旧対照表を表示した際の備考欄に書き込む事ができるのも、自分自身の備忘録にもなります。事前にクライアント様へ新旧対照表をお送りして、お送りした表を元にお打合せをしながら各条文の説明にさせていただき、クライアント様はどのような意向をお持ちなのかを備考欄にデータとして残すことができるので、お打合せもしやすくなりました。このように１人で実務を行っている方でも様々な機能を活用しながら業務をスムーズに遂行することができるサービスが多い印象を受けました。

スマキテ導入後、間もないですが、サポート面についてはいかがでしょうか。

3ヶ月ほど利用させていただいておりますが、印象としては、サポート体制が手厚いと思っております。

ます導入をしてから、最初にデモンストレーションを実際にサポートチームの方にも入っていただいて、オンラインで使い方を一からきっちり画面を見ながら説明していただきました。導入当初に利用マニュアルを見ながら操作を覚えていくという作業は結構な時間がかかるので敬遠しがちなのですが、最初から実際の画面を使用して教えていただけたので、操作を覚える時間が短縮され、大変助かりました。
導入後もマニュアルを読んだのかと思われていたらどうしようと思うような質問も丁寧に回答してくださったので、たまにすみませんと思いながら質問をさせていただいております。