導入事例2023年09月26日 就業規則の作成・改定作業が効率化できただけでなく、お客さまにとってのメリットも！

法改正に伴い就業規則の作成・改定の依頼数が増えていた

貴事務所の概要と横尾先生のこれまでのご経歴について伺えますか。

一般的な社労士事務所と同様、労務管理や手続き、就業規則の作成・改定、給与計算の代行など、人事・労務面から地元企業の経営をサポートしています。現在スタッフの数は15名で、私以外に1名有資格者が在籍しています。他のメンバーは事務を担当しています。
私自身は、大学卒業後、社労士事務所に入って資格を取得し経験を積んだ後、2006年に現在の事務所を開業しました。

スマキテの導入以前、規程文書の作成関連業務においてどのような課題を抱えられていましたか。

就業規則はWordで作成していたため、条数の確認や条項の追加・修正に時間が掛かっていました。就業規則の作成や改定は、お客さまの新体制発足や給与体系の見直しのタイミングで依頼をいただくことが多く、定期的に発生する業務ではないのですが、近年法改正が相次いでいることにより依頼数が増えてきています。こうした状況からWordでの作業時間が増加し、何かしらの解決策を模索しておりました。

直感的な操作がしやすいUI

スマキテをご存知になったきっかけは何でしたか。

さまざまなサービスが出ていることは知っていましたが、スマキテは社労士会からの案内で知りました。

他社製品とは比較されましたか。

もともとは別の就業規則作成ソフトを利用していたのですが、当時はまだリリースされたばかりで、なかなかこちらが思うような操作ができず、あまり使いこなせていませんでした。また、同ソフトは文字の位置や字体など型が決まっており、いつも利用している当事務所のフォームに合わせづらいという課題がありました。

一番はじめにスマキテを触ってみたときの印象はいかがでしたか。

字体や文字の配置の設定が細かくでき、少ない操作で体裁をきれいに整えられる点は非常によかったです。これなら当事務所で普段使っているフォームを利用できると感じました。
操作方法もWordと大きく変わらず、直感的に使える印象でした。実際にヘルプ機能をほとんど使わず問題なく操作できています。「ここを触ったらこうなるな」というイメージが湧きやすいUIになっているように思います。

新旧対照表でお客さまに修正箇所と内容をわかりやすく説明できるように

現在はどのようにスマキテを利用されていますか。

就業規則を作成・改定する際、私に加え他の職員も利用しています。当事務所の雛形をベースに作成したり、お客さまのデータをアップロードしてそれを修正したりといった形で使っています。やはり、体裁を自由に設定できるので、当事務所のフォーマットに合わせられる点はありがたいですね。

スマキテの特に気に入っている機能があれば教えてください。

条数の自動付番機能ですね。条数がずれていないか確認する手間がなくなりました。
また、改定前後の変更履歴が見やすいだけでなく、新旧対照表を一瞬で作成できるのも便利です。就業規則は、第一案から修正を複数回重ねる形で改定を進めていくことになるのですが、お客さまに対してどこをどう修正したのか修正箇所とその内容を明確に示せるようになったのは大きなメリットでした。

スマキテの利用前と後を比べて、どのような変化がありましたか。

作業時間が減ったのはもちろんですが、コピペや目検チェックなどの作業が不要になったことで気分的に楽になったというのが大きいですね。改定案を提案する際に対照表を使いながらわかりやすく説明できるようになったのは、お客さまにとってもよいことだと思っています。

文書作成のメインツールとしてスマキテを利用

もともと導入されていた別の就業規則作成ソフトとはどのように使い分けられていますか。

電子申請などを行いたい場合は別のソフトで行っていますが、文書作成用途としては、現在スマキテをメインで利用しています。
また、スマキテは現状目次ページや表紙の作成ができないので、今後スマキテにそれらの作成機能が追加されればありがたいですね。

スマキテのサポートの体制はいかがですか。

現状ではサポートの必要なく利用できているので、あまり活用しきれていないというのが正直なところです。ただ、無料で参加できるセミナーはよいと思います。スケジュールが合わず行けていませんが、興味のあるテーマが多い印象で、一度参加してみたいと考えています。

就業規則の作成に時間が掛かっている方におすすめ

これからスマキテに対して期待されていることがあればお聞かせください。

私だけでなく他の社労士の先生方からもさまざまな意見が寄せられていると思うので、それを踏まえたサービス改善を継続していただければと考えています。また、スマキテの操作中にわからないことがあったとき、サポートに問い合わせるのはハードルが高く感じてしまうので、ユーザー掲示板などユーザーコミュニティ内で解決できるような場があればよいと思っています。

スマキテはどのような方におすすめの製品だと思いますか。

就業規則の作成に時間が掛かっている先生方、特に条数の確認やフォーマットの修正などにわずらわしさを感じている方にはおすすめしたいです。