導入事例2023年11月28日 「社労士にとってスマキテは心強い武器」
より多くの案件に対応できるようになっただけでなく、営業のアピール材料にも

文書の見た目や形式は顧客からの信頼感につながる

貴所の概要や特徴について教えてください。

当所は、2022年9月に設立しました。現在は、私を含む社労士2名の経験とノウハウを活かしながら拡張を進めているところです。多くの社労士事務所同様、1号2号業務を大切にしながら労務コンサルティングなども行っています。
特に、就業規則を核とした労務管理に関する法的なアドバイスに専門性を持っています。労働関係諸法令の知識を駆使し、近年増加する労使トラブルを未然に防いだり、問題解決のご提案をしたりしてきました。また、労務監査や労務診断など、人的資本経営につながる労務関係の評価なども事務所の得意分野の1つです。

桑原先生ご自身のプロフィールをご紹介いただけますか。

一般企業で働いた後、社労士の資格を取得。大手社労士事務所に勤務し経験を積んできました。ロースクールで学んでいた時期もあり、憲法や民法をはじめ基本法学の知識をもとにした就業規則の解釈・運用やお客さまへのご提案などに強みがあります。

スマキテを導入される前、規程文書の作成関連業務においてどのような課題がありましたか。

規程を作ること自体は得意なのですが、Wordでの作業に限界を感じていました。Wordで作成していると、類似の就業規則と見比べて修正したり、てにをはや句読点、改行位置のずれなどを調整して体裁を整えたりするのにどうしても時間が掛かってしまいます。プロの目線からすると、就業規則はもちろん中身が最も重要です。しかし、お客さまに納品する場合には文書の見た目や形式が整っていることも信頼感につながるため蔑ろにはできません。ただ、そのための作業時間が取れず、就業規則の案件対応が滞留したり、軽微な修正などの依頼は大きな規程の改定の時にまとめて変更しましょうと遠回しに断らざるをえなかったりと、案件の受け控えが起きている状況。事務所の拡大を目指していくにあたり、お客さまのあらゆるニーズにお応えできるような体制にしていく必要性を感じていました。

新日本法規出版の知恵やノウハウが詰まった雛型の充実ぶりが魅力

スマキテをご存知になったきっかけは何でしたか。

懇意な間柄の先生からご紹介いただきました。実は、そのときちょうど他社の就業規則作成ソフトウェアを検討しているところだったのですが、私たちの業務の進め方に対しては少し合わないのではと感じていました。スマキテは、新日本法規出版の知恵やノウハウが詰まった雛型の充実ぶりに魅力を感じました。自分たちの専門知識を活かして雛型を取捨選択し作成していくスマキテのスタイルのほうが当所に合っていたため、導入を決めました。

はじめにスマキテを触ったときの印象はいかがでしたか。

直感的に使えると感じました。操作方法がわからないところもありましたが、営業の方が細かくかつ手厚くサポートしてくださり、不安に思うことはありませんでした。DXが進みさまざまなものがIT化されていくなか、どのツールが自分たちの組織に向いているかはすぐにはわかりません。新しいシステムを高額で導入しても、活用できなければ意味がないので、プロの方がサポートしてくれる体制があるかどうかは重要です。スマキテを実務で使えるようになるまでサポートしていただけたのは、とてもありがたく助かりました。

現在は普段の業務のなかでどのようにスマキテを利用されていますか。

就業規則作成のご依頼を受けたら、当所が持っている雛型に新日本法規出版の雛型を追記する形で作成を進めていきます。私ともう1名の社労士がメインユーザーですが、今後はスタッフも使えるようにアカウント数を増やしたいと考えています。
また、スマキテ内で規程の管理も行えるようにしていく予定です。スマキテでは、誰がどこをどう改訂したのか履歴が確認できるようになっているので、ファイルの世代管理やナレッジの保全という観点でも有用です。スマキテを利用して、過去に作成した規程をもとにお客さまからの質問に回答できるような体制を整えていきたいと思っています。

プレミアムプランをご利用いただいていますが、これは規程の管理をしたいという目的が大きいのでしょうか。

そうですね、お客さまからご依頼いただいたすべての規程をスマキテの中に入れて管理できるようになることが理想です。世の中のさまざまな規程が入っている百科事典のようにして、私たちプロの目から見ていいとこ取りをしていけるような状態にしていきたいです。

AIによって精度の高い規程を作れることは顧客にとっても大きなメリット

スマキテの導入以前に抱えられていた課題は解決できましたか。

改行位置のずれや表記ゆれなど体裁が一発で修正できるようになったのには感動しました。特に表記ゆれは人が目を皿のようにして確認しても、どうしても気づけない箇所があります。AIの力でもれなく判別できるようになったことはとても心強いです。
条文番号の自動採番も便利です。たとえば、第5条と第6条のあいだに新たに条文を追加しようとする際、条番号をすべて更新しなければならないのが大変なので、これまでは「5-1」「5-2」といった形で追記するようにして対応してきましたが、規程文書としてはあまり美しくありません。スマキテであれば自動で番号が更新されていくので、時間を掛けることなく、見やすくきれいな文書にしていくことができます。

他に気に入っている機能はありますか。

新旧対照表を作成できる機能です。昔は、新旧対照表をWordで作成するのが大変で、あまり作らないようにしていましたが、やはり従業員の方からするとどこが変わったのか一目で理解できるようになっていたほうが便利です。スマキテでは、新旧対照表をすぐに作成できるので、それをお客さまとの打合せに持参して変更点をわかりやすく説明できるようになりました。

スマキテをご利用いただいく前と後では、どのような変化がありましたか。

これまで受け控えしていたような案件でも「やりましょう」と提案できる機会が明らかに増えました。また、事務所を営業する際のアピール材料にもなっています。AIの力を借りて精度の高い規程を作成できるということは、お客さまの安心にもつながります。もちろん私たちは専門家として法改正をはじめ最新知識を理解するようにしていますが、スマキテでその知識を補完することで、より精度の高いアウトプットが可能となります。これはお客さまにとっても大きなメリットであると考えています。

専門家が使いやすいソフトであってほしい

この先あったらよいと思われるスマキテの機能はありますか。

スマキテ内でヒアリングシートを作成できるようにして、その内容が文書に反映されるようになれば、スタッフでも規程の雛型が作れるようになるため、より便利になると思っています。その際には、ぜひ新日本法規出版ならではのノウハウを入れていただきたいです。

今後スマキテに対して期待されていることをお聞かせください。

今後、AIの力を活用していくことがスタンダードになる世の中で、スマキテは私たち専門家が使いやすいソフトウェアであってほしいと思っています。
AIがただ条文を並べるだけでは、十分な品質の規程は作成できません。最終的には私たち専門家が組み立てて内容を精査することが必要です。だからこそ、法律専門出版社である新日本法規出版がスマキテを開発する意義は大きいと考えています。就業規則は、作成する社労士によってクオリティのばらつきがありますが、新日本法規出版の知恵が詰まったスマキテをベースに作成すれば、そのムラがなくなると考えています。経験やスキルによらず機械によって一定程度の品質を担保できるようになれば、社労士にとってスマキテは心強い武器になりえます。ぜひ多くの社労士の方にスマキテを活用していただきたいです。そして今後、サービスの質や機能がより高いものになっていくために、スマキテには就業規則ソフトウェアにおける覇権を握ってほしいと思っています。