導入事例2024年07月30日 就業規則作成の時間を大幅に短縮し、社労士1人体制の限界を突破

「街の社労士さん」を目指し、顧問先との信頼関係を構築

貴所の特徴や先生ご自身のプロフィールについてご紹介いただけますか。

私は「街の社労士さん」をモットーに、話しやすさを大切にしています。開業してまだ2年ほどなので、顧問先は小規模企業が多いのですが、最近では10名を超える企業も出てきています。
最近の特徴として、TSMCが熊本工場を新設したことで、台湾企業の案件が増えてきています。当所は、熊本で台湾企業の案件を受けた初めての社労士事務所だと思います。台湾企業の規模や状況によって相談内容はさまざまですが、日本の制度や具体的な手続きの方法がわからず困っていたというケースもあります。社会保険や労災の手続きなど、基本的なところから相談を受けることも多いですね。
私は大学で心理学を専攻し、その後医療機関に10年間勤めました。そこで人事労務の仕事を担当するにあたり、真剣に勉強する必要性を感じたんです。そして社労士事務所に転職し、同時に社労士の勉強を始めました。最初に勤めた社労士事務所の所長が、私の理想の社労士像です。
その方は親より上の世代でありながら新しい価値観を持ち、物事に対してフラットな見方をされる方でした。極端に使用者側や従業員側に立つのではなく、中立な立場で事業主さんにアドバイスできる。これは本当に難しいことだと今になって痛感しています。

「従来の方法でやっていては回らない」という危機感からスマキテを導入

スマキテ導入前の規程文書作成における課題について教えてください。

私は開業と同時にスマキテを導入したので、以前の勤務先での経験でお話しします。勤務社労士時代は、一太郎で就業規則を作成しており、ファイルの管理が煩雑になっていました。お客さまから急に「うちの就業規則はどうなっている？」といった問い合わせがあると、まずフォルダを開いて探し、該当箇所を確認してからお返事するまでに時間がかかりました。また、法改正をすぐに反映できないのも課題でしたね。
開業時にはすでに就業規則の依頼をいただいていたので、1人でそのやり方をやっていては回らないなという危機感があり、それを補う良いツールを導入しなければと考えました。

スマキテの導入に至るまでの経緯を伺えますか。

スマキテのことは先輩社労士の先生から教えていただき、新日本法規出版へ問い合わせました。正直なところ、当初は利用してみないことには他社ツールとの違いも含め、その良さはわからないと思っていました。ただ、スマキテは利用料金が安定していたのが大きかったです。また、マニュアルが見やすかったことと、営業担当の方にスムーズに連絡が取れるのも魅力でした。メールで連絡すると、すぐに電話をいただけるのでありがたかったです。

実際に使い始めてみて、印象はいかがでしたか？

機能が多く、最初は「わけがわからない」という印象でしたね（笑）。ただ、私はブログ全盛期世代で、HTMLを使ってHPを作成した経験があったので、触っていればどうにかなるだろうとも思いました。

就業規則を本棚のように整理。労使協定のみの案件にも活用

現在のスマキテの利用状況について教えてください。

就業規則の案件は、だいたい月に2件程度は常に抱えている状態です。私は気に入った就業規則をスマキテ上に多数保存しているので、これを利用しながら対応を進めていきます。お客さまの業種や好みによって、シンプルなものや問題社員対応用のものなど、さまざまな種類の就業規則を作ることがあるので、いわば本棚のように整理して保存しています。
スマキテのテンプレートも頻繁に検索して活用しています。特に中小企業退職金共済（中退共）関連の規程や退職金規程は重宝しています。最近では旧姓使用規程など、他では見かけないような新しい規程も追加されており、タイトルを見ているだけでも勉強になることが多いですね。
また、スマキテは就業規則だけでなく、労使協定のみの案件にも活用しています。たとえば、有給休暇の話題のなかで、「労使協定を結んでいますか？」という話になることがあります。スマキテでは、賃金の一部控除や有給休暇の時間単位取得など、必要な労使協定がすぐに出てくるので助かります。36協定の更新時期の確認などにも使っています。

スマキテの操作感はいかがですか。

特に難しい点はありません。私は自分でどんどん使っていくという方針を取っています。実際、スマキテを開かない日はないほど頻繁に利用しており、まるで事務所のスタッフや右腕のような存在になっています。

業務効率化だけでなく顧客への提案にもつながっている

スマキテの導入前後を比較して、どのような変化がありましたか。

遠方のお客さまとの打ち合わせ回数が減りましたね。オンラインでのやりとりで効率的に進められるようになりました。たとえば、ある会計事務所さんの就業規則を作成した際は、実際に対面で話したのは2回だけ。あとはオンラインでのやり取りで完成させることができました。
また、新旧対照表の作成が一瞬でできるのも大きいです。これはお客さまにもお見せしていて、法改正の説明がしやすくなりました。
現在、私の事務所では30社ほどの顧問先を抱えています。これは社労士1人で対応できる限界といわれる数です。スマキテを導入する前は、この顧問先の対応だけで精一杯で、新たに就業規則作成の依頼を受ける余裕はありませんでした。
しかし、就業規則の作成は社労士自身の勉強にもなりますし、その会社の内情を深く理解するチャンスでもあります。顧問先の就業規則を作成できないというのは、専門家として不安を感じる部分でした。ただ、従来の方法では時間がかかりすぎて、お客さまからの信頼を失いかねません。
スマキテを導入したことで、打ち合わせの回数を減らしつつ、1人体制の事務所でも短期間で就業規則の作成に対応できるようになりました。効率的に業務を進められるようになったことで、より多くのお客さまのニーズに応えられるようになっています。

スマキテの効果やメリットをどのように感じられていますか。

スマキテの大きな利点の一つは、さまざまな就業規則をプロジェクトごとに比較できることです。たとえば、ある企業の就業規則には盛り込まれている規程が、今作成中の就業規則にはないことに気づいたりします。プロジェクトを見ているだけで、直感的に「これは伝えておかなければ」とか「このお客さまにはこの情報が不足している」といったことが見えてきます。そういった気づきがあれば、すぐにお客さまに連絡して確認します。
そこでさらにスマキテの比較機能を使うと、より詳細な分析ができます。たとえば、最近の就業規則の傾向として、ハラスメント規程を別立てにすることが増えています。以前はハラスメントに関する記述が就業規則の中に散在していましたが、最近では従業員が確認しやすいように別の章立てにすることが多くなっています。このような時代の変化に応じた修正点も、スマキテを使うことで容易に見つけ出すことができます。

一人で事務所を運営する社労士こそスマキテの効果が発揮される

今後、スマキテに期待することはありますか？

欲をいえば、英語対応があるといいですね。法律のニュアンスは自動翻訳ではどうしても難しいところがあるためです。特に台湾企業さんなど、海外企業対応の需要が増えてきているので、多言語対応があれば本当に助かります。

最後に、スマキテはどのような方におすすめだと思いますか？

私の経験からいえば、一人で頑張っている社労士の方におすすめです。時間の削減ができますし、お客さまにとっても短期間で納品できるメリットがあります。就業規則だけでなく、労使協定や判例情報など、プラスアルファの情報も得られるので、一人で事務所を運営している先生方こそスマキテの効果が発揮されると思います。