導入事例2025年02月25日 選ばれた理由は「使いやすさ」にあり - 就業規則の作成・変更から労務監査まで、幅広い活用可能性

20年の実績をもとに多種多様なニーズに対応

まず、事務所の概要についてお聞かせください。

2004年に開業し、2024年にちょうど20周年を迎えたことを機に法人化しました。現在は、社労士が私1名、従業員3名の体制で運営しています。業務内容としては、労務管理に関する相談、労使紛争を未然に防ぐためのアドバイス、トラブル対応のサポート、社会保険・労働保険の手続き、就業規則の作成・変更に関するご相談などを行っています。また、最近では労務監査も増えてきています。
クライアントは、労働者1人の会社から大規模な企業まで、また業種もさまざまです。ニーズに合わせて、できるだけきめ細やかな対応を心がけています。併設している労働保険事務組合では、労働保険に関する手続きを職員が中心となって行っています。

廣井先生ご自身のキャリアについても教えていただけますか？

私は新潟の出身で、社労士になる前は役所で外国人労働者の相談員をしていました。そのときに労働関連の法律についての知識不足を感じ、労働基準法に興味を持ったことが、今の仕事を始めるきっかけとなりました。

レイアウト調整の負担軽減を目指して

スマキテの導入前は、どのような課題がありましたか？

就業規則は、労使紛争を防ぎ、従業員の満足度を上げる大切な文書です。社労士としての20年の経験から、就業規則は会社にとって非常に重要なものであると感じています。ただ、その作成や変更の際のレイアウト調整に多くの時間がかかってしまい、職員の負担になっていました。特に併設している労働保険事務組合の業務など、ほかの重要な業務に十分な時間を割けない状況が続いていました。

スマキテを導入されたきっかけを教えていただけますか。

以前から営業のお電話はいただいていたのですが、なかなか腰を据えて検討する機会はありませんでした。そんななか、2024年12月に新潟県社会保険労務士会主催の社労士事務所デジタル化フェアに参加し、スマキテのブースを見学したんです。実際に操作してみたところ、思った以上にハードルが低く、ITシステムの操作に慣れていない私でも簡単に使えそうだと感じました。一緒に参加していた当所の職員も「これがあれば楽になりそう」と言っていましたね。
デジタルフェアには他社の製品も出展されていましたが、スマキテは担当の方の説明がとてもわかりやすく、サポート体制も充実していると感じ、長くお付き合いできそうだと思えました。これが導入の決め手になりました。

新旧対照表作成やM&Aに向けた労務監査対応も

導入されたばかりですが、実際にスマキテを使用されてみていかがですか？

以前導入した別のシステムでは、職員がマニュアルを見ながらでないと操作できないということがありました。しかし、スマキテは普段使っているWordから大きく離れていない操作感で、徐々に慣れていける印象です。直感的に使えるのが大きな特徴だと感じています。

これから、スマキテをどのように活用されていく予定ですか。

まさに今、就業規則の変更案に関する相談を複数社から受けており、そのなかにはレイアウト調整も含めた依頼や、PDFデータしかない案件もあります。以前はこうした相談に対応するには多くの手作業が必要で、マンパワーの問題で対応に苦慮することもありました。スマキテを導入したことで、より冷静に対応できるようになったと考えています。
特に便利に使えそうだと感じているのが、グループ会社間で就業規則を比較するシーンです。たとえば、親会社の就業規則との差分を表にしてほしいという依頼には、今までは手作業で対応していました。しかし、スマキテの新旧対照表作成機能や差分比較機能を使えば、この作業を大幅に効率化できます。今のところ、約3分の1にまで作業量を削減できると見込んでいます。
また、最近はM&Aに関連した労務監査の依頼が継続的に増えています。この際、就業規則の不備を指摘する作業が重要になるのですが、これまではその確認作業を手作業で行っていました。今後は、スマキテの雛形をスタンダードな基準として活用することで、より効率的に不備を見つけ出すことができるようになると考えています。

効率化の先に見据える、よりきめ細やかなサービスの実現

業務効率化によって、どのような展開を考えていらっしゃいますか？

効率化で生まれた時間を、よりきめ細やかなサービス提供に充てていきたいと考えています。当所は長くお付き合いいただいているクライアントが多く、その信頼関係を維持・強化していくことが大切だと考えています。それぞれの企業で求められているものは異なるため、効率化で生まれた時間を使って、より個社のニーズに合わせたサービスを提供していきたいと思っています。

どのような方にスマキテをおすすめしたいですか？

就業規則の作成に携わるすべての方におすすめしたいですね。Word作業特有のレイアウトの難しさがなく、条文番号のずれなどを自動で修正できる機能があり、とても便利です。また、半角・全角の統一など、細かな体裁の調整も瞬時にできます。まだ本格的な使用は始まったばかりですが、これまでの経験からも、多くの方の業務効率化に貢献できる製品だと確信しています。