導入事例2025年04月18日 紙ベースの就業規則も簡単に電子化・編集可能な状態に！作業時間が1/3に短縮

紙の山と格闘する日々 - 増え続けていた規程作成の負担

まず、事務所の概要や森下先生ご自身についてお聞かせください。

私自身は、社会保険労務士事務所で8年ほど勤務した後、平成22年に独立開業しました。事務所は現在、スタッフ2名を含め3名で運営しています。給与計算や社会保険の手続き、就業規則の作成など、一般的な社労士業務を幅広く手がけています。お客さまはほぼ地元・高知の企業ですね。

スマキテを導入される前は、どのような課題を抱えていましたか？

最も大きな課題だったのは、紙ベースの就業規則への対応です。地元の企業ではデジタル化があまり進んでおらず、お客さまからいただく資料のほぼ100%が紙の就業規則でした。これを電子化して編集するために一からWordで入力し直す必要があり、膨大な時間がかかっていました。
また、今の時代は細かいところまできちんと規定しておく必要があり、就業規則のボリュームがどんどん増えています。育児・介護休業等に関する規則なども頻繁に改正があるので、きちんと情報をキャッチアップしていかなければなりません。
有期契約社員やパートタイマー向けの規則も、正社員用の規則をベースに作り直すため、紙に印刷したものを見比べながらの作業にはいつも苦労していました。常に紙からの読み取りや転記が必要だったんです。

そういった作業にはどのくらいの時間がかかっていましたか？

平日は業務を行いながら就業規則を作成しようとしても、電話対応などで中断することが多く、週末などにまとまった時間を確保して取り組むという形でした。

コロナ禍を機に同業からの紹介でスマキテに出会う

スマキテを知ったきっかけは何でしたか？

同業者からの紹介です。ちょうどコロナ禍の時期で、就業規則作成ツールについて情報収集していたところでした。仲間の社労士と話して機能性を比較検討した結果、スマキテが最も自分のニーズに合っていて使いやすそうだということで導入を決めました。

具体的にどのような点が決め手となりましたか？

導入前は操作に慣れるかどうか少し不安はありましたが、OCRスキャンで紙の資料を高精度に読み込める点、書類のフォーマットがきれいに整う点に惹かれました。Wordで作業していた頃は表記揺れや誤字脱字のチェック・修正も大変だったのですが、それが一目でわかるようになるのはありがたいなと思いました。

3カ月待ちの就業規則作成が1カ月に！ スマキテ導入後の劇的変化

実際にスマキテ導入されてみた印象はいかがでしたか？

最初は条文ごとにブロック分けされている仕様に戸惑いましたが、慣れてしまえば情報をドラッグで移動させたりできるので便利だと感じています。最初に新日本法規出版のサポートの方から基本的な操作を教えてもらった後、自分でいじり始めて1週間程度で慣れました。特に不便は感じませんでしたし、直感的に操作できるので、Wordに慣れている人であれば習得は難しくないと思います。

スマキテを導入して、どのような変化がありましたか。

すごく助かっているのは、新しいお客さまから紙の就業規則しかもらえない場合でも、OCRスキャン機能を利用して、スマキテに読み込ませるだけで電子化できるようになった点です。
以前は紙ベースの規則を目で見ながらWordで自分のフォーマットに落とし込む作業が非常に大変でしたが、スマキテの導入でこの問題が一気に解決しました。自動調整機能で既存のフォーマットの適用も簡単にできます。作業が劇的に楽になりましたね。

時間的にはどれくらい短縮されましたか？

以前だと、紙ベースの規則を新たに作り直すのに「3カ月ほどかかります」と伝えていたものが、今では「1カ月でできますよ」と言えるようになりました。本当に劇的な改善です。気持ちも楽になりました。週末を丸一日潰してやらざるを得なかった作業が、今は通常業務の合間にも対応できるようになり、プライベートの時間も増えましたね。

特に便利だと感じている機能はありますか？

法改正があった場合に、改正内容を確認できる機能が便利です。わざわざ別の資料やWebページを確認しにいく手間が省け、効率的に仕事ができるようになりました。新旧対照表や目次も簡単に出せるので、これからもっと活用したいと思っています。
表記揺れや誤字脱字も最初に一括で表示されるので、最初にチェックできます。以前はWordで作成した後にチェックをしていましたが、そのストレスがなくなって非常に楽になりました。
また、条文の参照機能も便利です。たとえば「就業規則20条2項に定める」といった記述があると、その条文をワンクリックで簡単に確認できるので効率的です。

スマキテが社労士のスタンダードなツールになってほしい

業務効率化やDXに関して今後の展望はありますか？

事務所としては電子化は必須だと考えていますが、最先端を行くつもりはありません。必要な範囲で着実にDXを進めていければと思っています。
これからも規程の内容はますます細かくなり、ボリュームも増えていくでしょう。社労士として就業規則を作るのは避けて通れない仕事なので、スマキテはスタンダードなツールとして広まっていくとよいですね。業界全体で同じツールを使うようになれば、お客さま対応もスムーズになり、社労士同士の情報共有もしやすくなると思います。
新日本法規出版はかつて紙の加除式書籍のイメージが強くありましたが、今はWebベースになって格段に情報にアクセスしやすくなりました。ぜひ、この方向性を続けてほしいです。