導入事例2025年04月30日 「規程管理の煩わしさから解放されたい」ITが苦手な”昭和世代”社労士もスマキテで業務改革

「できるだけ断らない」姿勢で顧客と共に歩んできた23年の実績と信頼

まずは事務所の概要について教えていただけますか。

当事務所は、私と事務スタッフ4名の計5名体制で運営しており、開業して今年で23年目になります。基本的には1・2号業務を中心とした、いわゆる「ザ・社会保険労務士事務所」です。顧問先は主に中小企業で、地域に根差したサービスを展開しています。やるべきことをしっかりやり、できるだけ依頼を断らず、お客さまのお困りごとを何とか助けようという姿勢でコツコツと実績を積み重ねてきました。

福本先生ご自身のことについてもご紹介いただけますか？

地元の大学を卒業して地元の会社に就職し、営業マンとして経験を積んでいたのですが、実家が商売をしていた影響もあり、将来は独立したいという思いを持っていました。自分で何を始めようか思案していたときに出会ったのが、社会保険労務士という資格でした。幸いにして2回目の受験で合格。2002年に独立開業の一歩を踏み出しました。

ITが苦手な”昭和世代”も安心、手厚いサポートが決め手に

スマキテの導入前はどのような課題をお持ちでしたか？

事務所の業務が拡大し、お客さまが増えていくなかで、より効率的な就業規則の管理システムが必要だと感じていました。以前は主にWordの機能を利用していたのですが、就業規則の変更履歴の管理がしづらい、法改正に伴う新旧対照表の作成に手間がかかる、文書の体裁を整えるのが難しいといった課題がありました。
実は以前、別のサービスも試してみたのですが、私自身のニーズやワークスタイルとマッチしないところがありました。そんなときに兵庫県の社会保険労務士協同組合主催のイベントで出会ったのがスマキテでした。新日本法規出版という歴史ある会社が提供しているサービスなので、安心感がありました。また、営業担当の方の手厚いフォローがあることも導入の決め手になりました。私は”昭和世代”でITにあまり強いほうではないので、丁寧にフォローしてくれるのはとてもありがたいですね。

「新旧対照表」が圧倒的に便利！ 時間短縮と品質向上を両立

普段はどのようにスマキテを利用されていますか？

特に今年の春は育児・介護休業法が改正されたため、規程の見直しや新旧対照表の作成など、現在フル活用しているところです。また、新規のお客さまからいただいた資料をスマキテに入れて整え、気になるところについて新旧対照表で改訂のアドバイスをするのに使っています。参考となる規程ひな形も入っているので、自分が持っていないものについて確認することもあります。

実際に使ってみて、どのような効果を感じられていますか。

何より新旧対照表をきれいに作れるのがありがたいですね。新旧対照表の作成作業だけでも1〜2時間は削減された感覚があります。また、文書体裁をきれいに整えるという点でも非常に助かっています。Wordだと体裁が崩れたり、修正履歴がわからなくなったりしますが、スマキテを使えばそれが一度の操作で解決します。

特に気に入っている機能は何ですか？

やはり新旧対照表ですね。お客さま、特に役員会に資料を提出しなければならない担当者の方に喜ばれています。また、表記揺れの自動検出・補正機能によって、表記揺れについて指摘されるお客さまへの対応もしやすくなりました。
正直なところ、すべての機能を理解できているわけではありませんが、単純なことでも担当の方にサポートしてもらえるので、安心して使い続けられています。

スマキテは「早めの導入」が効果的

どのような方にスマキテをおすすめしたいですか？

開業して5年目くらいの方にはピッタリだと思います。開業間もない1〜2年目だとランニングコストの回収が難しいかもしれませんが、ある程度お客さまが増えてきたらなるべく早めに導入すると便利だと思います。
また、少人数で運営している事務所や一人で就業規則を扱っている先生方にもおすすめです。保存ごとに記録が残り履歴管理がしっかりできるので、ミスが少なくなります。

最後に、事務所の今後の展望と、スマキテや新日本法規出版への期待をお聞かせください。

社労士業界はニーズが高まっていく一方で、AIとの共存も必要になっていくと思います。新日本法規出版には引き続き専門的なサポートを提供していただきたいです。
当事務所としては、スマキテを含めたITツールを活用しながら、専門性を高めてお客さまによい情報やサービスを提供していきたいと考えています。最近ではRPAも導入して、手続き関係の自動化に取り組んでいます。特にこれからの繁忙期には、ITツールの活用やDXを進めることで、効率よく業務を進める仕組み作りが重要だと考えています。