導入事例2025年05月28日 残業激減、法的タスクの抜け漏れなし！一人で多くの業務を抱える総務・経理担当者の強い味方

海と陸をつなぐ物流のプロフェッショナル

まずは、貴社の事業や特徴について教えていただけますか。

当社は愛媛県・新居浜港にあり、港湾荷役から陸送輸送まで一貫した港湾運送事業を展開しているのが強みです。新居浜の港は、港則法上の特定港に指定されています。この地域で港湾事業の免許を持つ会社は限られており、当社では新居浜における港湾運送関係の仕事を一手に担っています。

上田様のお立場や普段の業務内容についてお聞かせください。

私は現在、取締役兼総務・経理部長として、全社的な総務と経理を統括しています。会計入力作業などは事務職のスタッフにお願いしていますが、総務・経理業務についてはほぼ私一人で対応している状況です。

限られたリソースで直面した総務・経理の壁

総務・経理業務において、スマスケ導入前にはどのような課題がありましたか。

基本的に私一人で総務・経理業務を担当しているため、法的な手続きなどで抜け漏れがないかを確認するのに苦労していました。
たとえば株主総会の場合、日程を決めたら、付随する案内作成などのタスクを1日のうちにすべて一度に処理しないと、作業が漏れてしまうおそれがありました。基本的に日にちを分けて段階的に作業するということができなかったのです。

スケジュール管理についてはいかがですか。

私は立場上、ほかの役員のスケジュールを調整・把握する必要があります。これまでは基本的に自分のスマートフォンのカレンダーアプリでほかの役員も含めたスケジュールを管理していましたが、個人の予定との切り分けが難しく、管理が煩雑になっていました。
たとえば4月以降は各種総会の案内が多く来るので、誰がどの総会に出席するかの調整も私がしなければなりません。会社の行事や予定、参加者を一元的にわかりやすく管理できるようになればと考えていました。

スマスケのことを知ったきっかけは何でしたか。

ほかのさまざまなタスク管理ツールを検討していたのですが、自社の業務に完全にフィットするものが見つからなかったんです。一時はExcelでタスクとスケジュール管理をしようとしたこともありましたが、毎回Excelを開くのが面倒になって、結局続かなくなってしまいました。特に総務・経理業務は調べものが多いため、できればひとつのツールですべて完結するのが理想的です。
そんなとき、新日本法規出版の営業担当者からスマスケの案内を受けました。実際に使ってみると、タスク管理がスムーズなうえ、ほかのメンバーのスケジュールも把握しやすい。これは便利だと思い、導入を決めました。

“抜け漏れゼロ”と”残業削減”を同時実現

現在のスマスケの利用状況をお聞かせください。

現在、株主総会や取締役会の予定を入れています。関連するタスクも表示されるので、それを見ながら対応を進めるようにしています。また、社長や会長といったほかの役員のスケジュールもあわせて管理できるようになりました。個人のスケジュール管理と完全に切り分けられているので、非常に便利です。

スマスケの導入効果をどのように感じられていますか。

今回導入して良かったのは、社内イベントの日程が決定したら、それまでに行うべきことを日にちを分けて漏れなく管理できるようになった点です。時間の使い方が楽になり、余裕ができました。イベントの登録数もプレミアムプランにしたことで多くの件数が登録できるので、とても助かっています。
たとえば、株主総会のような大きなイベントの準備を行う際、以前は1日ですべてのタスクをチェックし、作業が終わるまで残業することもありました。でも今は「どこまでやったか」が一目でわかるので、複数の業務をこなしながら計画的に進められるようになりました。その結果、遅くまで会社に残る必要がなくなりました。
また、役員会などの各種行事の管理もスムーズになりました。案内を出すタイミングなども把握しやすく、以前は提出物の期限が1、2日遅れてしまうこともありましたが、そういったミスも減りました。
法的手続きの対応に関しては、今まで冊子で得ていた情報がWebで見られるようになり、さらにスケジュール管理と一体化されたことで、大変便利になりました。実際に使ってみると、「これをやらなければいけなかった」という気づきもあります。法的に定められた期限を守りながら業務を進められるようになり、コンプライアンス遵守という点でも助かっています。

全社的な活用でさらなる業務効率化へ

スマスケを導入されてから間もないですが、今後の活用方針などお考えはありますか。

当初は私一人で使う予定でしたが、使ってみて複数人で共有したほうが良いかもしれないと感じ始めています。法律関係の情報は頻繁に変わるので、総務・経理以外の部署でも法律的なことを調べたい人がいるかもしれません。もう少し慣れてから、ほかのスタッフにも使ってもらえるようにすることを検討しています。

スマスケはどのような方におすすめだと思いますか？

一般事務の方でももちろん使えますが、管理職の方が最も活用できると感じています。さまざまな調べものをしながら業務を進める必要がある人には非常に便利ではないでしょうか。うちの会社でいえば、管理職以上のスタッフが特に有効に活用できると思っています。