導入事例2026年02月06日 法務の仕事を「会社の資産」に変える - 組織をデザインするGMO-FG流・スマスケ活用術

ナレッジが積み上がらず、人が変わるとまたゼロから…Excel管理の限界

まずは貴社の事業概要と、現在の法務部門の体制についてお聞かせください。

当社は、お店でよく見かけるクレジットカード決済端末や、その裏側にある情報処理センターなど、キャッシュレス決済のプラットフォームを提供している会社です。近年では、鉄道の改札等でクレジットカードのタッチ決済を可能にする「stera transit」の共同構築も行っており、日本の決済インフラの一翼を担っています。
法務部は現在5名体制です。ただ、2018年に私が入社した当時は、まだ管理部門全体が少人数で、法務専任者は私一人でした。そのため、契約業務だけでなく、商事法務、コンプライアンス、株式事務、債権管理、内部監査など、いわゆる“法務の枠”を超えて私が一手に引き受けてきました。IPO（新規上場）から市場区分の変更と、会社のフェーズが激変するなかで、組織の屋台骨を作る役割を担ってきた形です。

事業成長に伴い、業務量も膨大だったかと思います。スマスケ導入前、年間行事や法定業務の管理はどのようにされていたのでしょうか？

当時はExcelでの管理がメインでした。多くの企業も同じ課題を抱えていると思うのですが、Excelで作ったToDoリストやスケジュール表というのは、作った担当者がいるうちは機能しても、その人が異動したりすると途端に機能しなくなるんです。

いわゆる属人化ですね。

そうです。凝ったマクロが組まれたExcelがあっても、作った人がいなくなれば誰もメンテナンスできません。結果、「前のファイルは使えないから」と、新しい担当者がまたゼロから新しいExcelを作り直す。これでは何年経っても業務が積み上がらず、会社のナレッジとして蓄積されません。
誰かが欠けても業務が回る仕組みを作らなければならない。バラバラに散らばったExcelや、更新されないToDoリストを見るたびに、これらを一本化できる共通のフレームワークが必要だ、と痛感していました。

導入の決め手は、システムにノウハウが残る「業務の資産化」

数あるツールのなかで、なぜスマスケを選ばれたのでしょうか？

とある展示会でこのツールに出会ったのですが、直感的に「これを使えば業務を”資産化”できる」と感じたのが最大の理由です。
私は常々、法務の業務プロセスを「1. 仕組み化 → 2. 最適化 → 3. 標準化 → 4. 資産化」の4ステップで考えています。
まずはツールを入れるなどして業務を回せるようにする（仕組み化）。次に無駄を削ぎ落とす（最適化）。誰でもできるように運用レベルを統一する（標準化）。そして最終的に、人が入れ替わってもそのシステムさえあれば会社が回り続ける状態にする。これが”資産化”です。
スマスケは、日々の業務を記録していくだけで、翌年にはそれがブラッシュアップされたマニュアルになり、数年後には会社の資産として残るサービスだと確信しました。

他のタスク管理ツールなどと比較はされましたか？

比較しました。個人的には他社のオールインワン型アプリを活用しているのですが、会社全体への導入となるとハードルがありました。同アプリを使いこなすには、設計思想を理解した高いリテラシーと、構築の手間が必要です。
その点、スマスケは最初から法務・総務のためのプリセットが用意されています。会社法などの法律に基づいたスケジュールがあらかじめ組まれているので、ゼロから設計する必要がない。法定で必要な項目が最初からプリセットされているのは大きかったですね。導入してすぐ使えるという点は、部下や他部署に展開するうえでも重要でした。

株主総会の約300タスクを可視化。経営陣が見たい切り口で提示する

現在、具体的にどのような業務で活用されていますか？

まずは最も工数がかかり、ミスが許されない株主総会の仕事から導入しました。
株主総会の準備は、招集通知の発送やリハーサルといった大きなイベントだけでなく、細かいToDoを含めると年間で250〜300項目くらいあります。以前は誰も見ない200行ほどのExcelがありましたが、今はこれをすべてスマスケで再構築して入れ込みました。

300項目とは凄まじいですね。運用上の工夫はありますか？

カテゴリー設定を徹底的に作り込みました。これがスマスケ活用の肝です。
単にタスクを並べるのではなく、誰に対するアクションかでカテゴリーを分けています。たとえば、「証券代行」「印刷会社」「バーチャル総会支援業者」といった具合です。こうすることで、担当者が迷わず入力できるだけでなく、経営陣や他部署から「証券代行とのやり取りはどうなっている？」と聞かれたときに、フィルター機能一発で状況を提示できます。
経営陣は、詳細なToDoリストを見たいわけではありません。全体像と対外的なステークホルダーごとの進捗やリスクの所在を知りたいのです。把握したい人の見たい切り口に合わせて情報を瞬時に容易に出せるようになったのは、Excel管理との決定的な違いですね。

導入後、チーム内の変化や周囲の反応はいかがでしたか？

経営陣を含めて周囲に見せたときの反応は、「これで業務を統一できるなら素晴らしい」というものでした。
法務の仕事は、外から見ると「何をしているかわからない」と思われがちです。しかし、スマスケのガントチャートを見せれば、「株主総会だけでこれだけのタスクがあり、ここが繁忙期です」と一目で伝わります。
「人が足りないから増やしてほしい」と口で言うより、「今年はタスクがこれだけ増えたので、このリソースが必要です」とデータで示した方が、経営判断も早くなります。業務の可視化は、予算や人員を獲得するための強力な武器にもなりえるのです。

スマスケは法務の武器になる。目指すは全社の「年間業務マスター」

スマスケ自体への要望や、今後期待することはありますか？

プリセットの拡充ですね。今は標準的な株主総会のスケジュールが入っていますが、たとえば「プライム市場・バーチャルオンリー型総会」や「グロース市場・ハイブリッド型総会」など、市場区分や開催形式ごとのプリセットがあれば、喉から手が出るほど欲しい企業は多いはずです。
また、AI活用にも期待しています。蓄積されたデータベースから「去年のこの時期はこれをやっていましたよ」「今年は法改正でこのタスクが増えますよ」とレコメンドしてくれるようになれば、まさに最強の”資産”になりますね。

今後の法務部としての活用ビジョンをお聞かせください。

今後は株主総会だけでなく、取締役会や決算開示、季節ごとの定例業務もすべてスマスケに集約していく予定です。さらに、経理やIRなど他部署も巻き込んで、全社の「年間業務マスター」を作りあげられたら面白いですね。
担当者が入れ替わっても、「この時期にはこの通知が来る」「法務のこの処理が終わらないと経理が動けない」といった部門間の連携まで可視化された状態を目指します。そうすれば、仮に私が法務部にいなくても、「ここにすべて残っていますから」と胸を張って言えます。それが、私が目指す仕事の資産化の完成形です。

悩める法務担当者へ。忙殺から抜け出し、組織を設計せよ

最後に、同じように日々の業務に忙殺され、属人化に悩んでいる他社の法務担当者へアドバイスをお願いします。

一人法務や少人数の部署だと、どうしても目の前の業務をこなすだけで精一杯になりがちです。でも、「忙しいから仕組み化できない」と言っていると、永遠にその状況から抜け出せません。どこかで勇気を持って負の連鎖を断ち切る必要があります。
私は一人法務時代、持ち時間制で有意義なものから割り当てて対応することを決め、その有意義な時間の枠を組織設計に充てました。上司と対話し、「今のリソースではここまでしかできません。組織を強くしたいなら、投資をして仕組みを作る時間が必要です」と合意を取り付けることがスタートラインです。
私たち法務は契約書面を作成するただの事務作業屋ではありません。組織のルールを作り、構造をデザインする”アーキテクト”であるべきです。スマスケのようなツールを導入することは、スケジュール管理を楽にするだけでなく、法務の仕事を会社全体の資産に変えるという、経営的なアクションそのものです。
2年後、3年後のあるべき姿を描き、そこから逆算して今のアクションを変えていく。そうすれば、法務という仕事はもっと面白く、価値あるものに見えるはずです。