導入事例2024年05月23日 後回しにしがちな作業でも前向きに取り組めるよう、スマキテが”背中を押してくれる”

助成金代行申請に強みを持つ社労士事務所

貴事務所の概要や強みについて教えてください。

事務所名の「アサンテ（asante）」はスワヒリ語で「ありがとう」という意味です。お客さまから「ありがとう」と言っていただけるような事務所でありたいという思いを込めて名付けました。現在、スタッフ全員が女性であり、きめ細やかで親切丁寧な仕事を心がけています。
特に当事務所は、助成金申請代行に強みを持っているのが特徴です。近年では労務顧問や労務チェックを依頼したいという声をお客さまから多くいただくようになったこともあり、現在は、顧問業務と助成金申請の2本柱で運営しています。

片平先生ご自身のプロフィールについてもご紹介いただけますか。

私は鹿児島出身で、実家は県内で十数店舗を展開するラーメン店を営んでいました。子どものころから経営が身近にあり、自分自身も経営者になりたいという思いを持っていたなか、母からのアドバイスもあり、社労士資格を取得。2014年に知人からお声がけいただいたことをきっかけに、助成金代行申請に注力した社労士として仕事をするようになりました。

スマキテの「操作性」が導入の決め手

スマキテの導入以前、規程文書の作成関連業務においてどのような課題を抱えられていましたか。

現在、就業規則の作成は私1人で担当しています。以前は、お客さまからいただいた就業規則の改訂作業はWordを利用して行っていたのですが、条項数が多くなるほど体裁を整える作業に時間がかかっていました。システムを利用することでこうしたWordでの煩雑な作業をなくせないかと思っていたところ、新日本法規出版の営業担当の方からスマキテを紹介してもらいました。

他社製品との比較はされましたか。

実は、先に他社の製品を契約していたのですが、当事務所での作業フローとツールの操作性がマッチせず、いつの間にか使わなくなり、Wordでの作業に戻ってしまっていました。ただ、2022年に助成金関連で大幅なルール改訂があり、お客さまの就業規則を大幅に変更する必要が生じました。これに対応するため、スマキテへの移行を決めました。

スマキテを導入されたいちばんの決め手はその「操作性」ということでしょうか？

そうですね。少ないクリック数で就業規則の作成・編集がサクサクと進められ、自分の作業スタイルにとても合っていました。もしこの作業をWordだけで行っていたら、非常に大変だったように思います。

作業時間はWordの1/5程度に

現在、どれくらいの頻度でスマキテを利用されていますか。

少なくとも週1回は就業規則の改訂・修正作業をしており、そのときに利用しています。また、過去に作成した就業規則を確認するために見ることも多いので、2日に1回は使っていると思います。

スマキテを利用される前と後ではどのような変化がありましたか。

一度に数十社という単位で多くの会社の就業規則を改訂しなければならないときは特に助かっています。一定の改訂ルールのもと、すべての会社に対して同じ条項の変更をしていく作業になるため、一度スマキテに当事務所のテンプレートを取り込み、それを各社の規程に反映していくという流れで進めます。
Wordでこの作業を行おうとすると、たとえスタイルを決めていたとしても、作業途中で体裁がくずれてしまい、その調整に時間が取られてしまいます。スマキテを利用することで、作業時間はWordの1/5程度になっているという実感があります。

スマキテの気に入っているポイントを教えてください。

体裁を気にしなくて済むところが一番ですね。Wordでも機能を使いこなせればできるのかもしれませんが、スマキテでは導入当初のレクチャーで教えてもらったとおりに操作するだけで、すぐに思いどおりのものができたのでありがたかったです。

ほかに役立っている機能はありますか。

参照条項の内容をワンクリックで確認できる機能です。条番号や参照条番号がずれても自動補正されるので内容との紐づけがしやすくなっており、わざわざそのページまで探しにいってチェックする手間が省けます。地味に時間がかかる作業だったので、非常に効率化につながっています。

業務の幅をより広げられるチャンスが生まれた

スマキテを導入されたメリットをどのように感じられていますか。

就業規則の作成は、ミスが許されません。神経を使ううえに目が痛くなるので、私はあまり好きではありませんが、助成金申請代行を行ううえでは非常に重要な仕事です。これまで後回しにしがちで、気合いを入れなければできなかった作業をすることに対して、スマキテが背中を押してくれている感覚があります。就業規則の改訂が必要な仕事でも前向きにお受けできるようになってきました。

今後はどのようにスマキテを活用されていきたいですか。

現在育休中の社労士資格を持った社員が復帰した際に、スマキテを利用してもらう予定です。私の代わりに就業規則の作成業務を担当してもらえるようになれば、一からオリジナルの就業規則を作りたいというお客様のニーズにも応えられるようになります。現在、オリジナルで就業規則を作成したいというご依頼は、リソースの都合上断らざるを得ない状況ですが、スマキテで就業規則の作成が効率化できれば、そうした案件にも対応できるようになり、業務の幅をより広げられるチャンスにつながると考えています。

スマキテはどのような方におすすめの製品だと思いますか？

現在Wordで就業規則を作成されている方はもちろん、Wordを使っていない方でも、スマキテは簡単に操作できると思っています。Word・Excelは事務職の基本ですが、それらの操作をしたことがない方でも、スマキテを取っ掛かりに書類作成のスキルを身につけていけるのではないでしょうか。就業規則を初めて編集・作成するという方でも使いやすいソフトウェアです。
また、就業規則関連業務のうち、社労士が専門性を活かして注力しなければならない仕事に時間をかけたい方にもおすすめです。社労士の専門知識とはあまり関係ない単純作業は、スマキテによってかなり短縮できると思います。