導入事例2024年08月05日 スマキテがあれば、社労士に求められる業務に注力できる

人海戦術での新旧対照表の作成に限界を感じていた

貴所の概要についてご紹介いただけますか。

当事務所は、人事労務のトータルサポートを提供しています。それを求める企業に対して、対話と提案を通じ、労使トラブルの予防・解決、人事賃金制度の策定・運用、就業規則の制定・運用、給与計算・社会保険手続きのサポートなどに取り組んでいます。特に注力しているのは就業規則と労働相談ですね。11名体制で企業をバックアップしています。
私自身は、学生時代から人事管理論を学び、大学卒業後は大手メーカーでの人事部で企業の人事労務管理を経験しました。27歳で社労士試験に合格し、30歳からは人事・賃金制度等を専門領域とする事務所に勤務し36歳で独立開業しました。

スマキテの導入前、規程文書の作成関連業務においてはどのような課題がありましたか。

新旧対照表の作成に時間がかかっていました。一つの就業規則のモデルができたら、それを顧問先の数年前の規則と比べてどこを変えたほうがよいか提案するのに新旧対照表が必要になります。スマキテの導入前は、人海戦術でこの新旧対照表の作成を行っていました。就業規則のどこを直すべきなのかをいつも人の目で確認していたため、非常に苦労していましたね。

スマキテをご存知になったきっかけは何でしたか。

チラシです。当事務所では、RPAやAIツールなどのテクノロジーはすべて試してみるスタンスをとっています。たとえば、公文書を取得して然るべき場所にファイルを格納するというルーティンワークはAIが自動化しています。
テクノロジー導入にあたっては、我々の業務時間をどのような仕事に配分すべきか明確にしたうえで進めていきます。そうした意味では、新旧対照表の作成自体は我々の本質的な仕事ではありません。スマキテは、各クライアントにとって最適な就業規則を考える業務に注力できるという観点から魅力的なツールであり、結果としてクライアントに喜びを与えています。

2〜3時間程度の作業を30分で完了できるように

現在の業務の流れのなかで、どのようにスマキテを利用されていますか。

お客さまからPDFなどの形式で規程のデータを受け取った後、スマキテにアップロードして顧問先ごとにフォルダを作成します。それぞれの規程に対して改善したほうがよさそうな部分を洗い出しながら修正してスマキテで新旧対照表を自動作成し、これをもとに事務所としてのそのクライアントにフィットする改定案をお客さまにご提案をしています。

実際にスマキテを触った印象はいかがでしたか。

事務所で検討を重ねた就業規則案をスマキテに取り込むことで、我々のスタンスに合った就業規則の文面を活用できるので、クライアントごとにオーダーメイドで就業規則に関する課題を解決していけます。私たちは、定型的に用意されたテンプレートで就業規則を作成していくスタンスではないので、仮に定型的なひな型を提供するようなツールでは決して実現できないものでした。

スマキテの利用前後を比べて、どのような変化がありましたか。

2〜3時間程度かかっていた作業が30分くらいで完了できるようになりました。その結果として、お客さまに提案すべき内容の精査により多くの時間を使えるようになりました。

スマキテのなかで気に入っている機能があれば教えてください。

やはり新旧対照表の作成機能が一番ですね。類似条項検索で、編集中の規程と雛型との差異が確認できるのも助かっています。参照条項の自動追従や条番号の自動補正機能も便利です。Wordに比べて体裁の統一がしやすいのもありがたいですね。

テクノロジーとコラボレーションして、人間ならではの仕事に注力する

スマキテはどのような方におすすめの製品だと思いますか。

就業規則等の規程策定業務に力を入れている方は利用されるとよいと思います。実際に私の友人の社労士たちもスマキテを利用しています。

テクノロジーを活用した業務効率化の取り組みについて、今後の展望があればお聞かせください。

AIなどとコラボレーションしながら業務を進めていけるようにしていきたいです。人間が気が付かなかった業務、やスタッフでなくてもできる業務についてはテクノロジーで対応できるようにして、私たちがクライアントから求められる業務に注力できる環境をどんどん整備し、喜ばれる事務所づくりをしていきたいと思っています。