導入事例2024年10月04日 外出先でも即答可能に！クラウドツール活用で実現する法務DX

クラウドサービスを利用して遠隔地の弁護士とも連携

まず、貴事務所の概要についてお聞かせください。

当事務所は、福岡に拠点を置き、幅広い案件を扱っています。クライアントの割合でいうと、企業が7〜8割、個人が2割くらいです。事務所の体制としては現在、私を含めて弁護士1名、事務局1名で運営しています。私自身は大阪出身ですが、司法修習が鹿児島だったこともあり、就職活動を経て福岡の法律事務所に6年間勤務し、その後同期と一緒に事務所を設立しました。そこから人員の増減があり、現在の体制に至ります。
特徴的なのは、IT関係の企業法務、特に契約書やサービスの利用規約に関する案件が多いことです。クラウドサービスやSaaS関係の案件も増えています。また、不動産関連企業の顧問先も多く、賃貸管理や居抜きでの不動産譲渡など、法的に複雑な案件を扱うことも多いです。各種業法に関するご相談をいただくこともありますね。
大規模な案件は少ないですが、他の弁護士とも連携しながら業務を行っています。たとえば、弁護団事件を担当したり、東京の弁護士と協力したりすることも多いですね。そのため、オンラインでの業務遂行にも慣れています。

他の弁護士の先生方とは、オンラインでどのように連携をとられていますか。

遠隔地間で情報共有をしながら案件を進めるためには、お互いの持つ情報が同一である必要があります。そこで、DropboxやGoogle Workspace、弁護士向けデジタル文書整理ツールなどのクラウドサービスを活用しています。

データとして書籍を利用する必要性が高まっていた

LEGAL CONNECTIONを導入する前は、リサーチ業務でどのような課題がありましたか。

主に書籍を使って調べものをしていましたが、事務所から離れた場所でも仕事ができるようにしたかったので、書籍をスキャンしてデータ化し、外出先で閲覧することもありました。ただ、自分でスキャンしたPDFだと、データを編集して利用したい書式などは特に、使い勝手があまりよくありませんでした。データをダウンロードできる書籍もありますが、ファイル名がわかりづらく検索性に難がありました。

そうしたなか、LEGAL CONNECTIONを知ったきっかけは何だったのでしょうか？

新日本法規出版の営業の方から紹介していただきました。もともと自分のなかで書籍のデータが欲しいというニーズがあったので、加除式書籍を差し替えて利用する費用を考えると、LEGAL CONNECTIONのほうがメリットがあると判断し、導入を決めました。

他社の類似サービスとは比較されましたか？

正直に言えば、比較できるものがないという印象でした。LEGAL CONNECTIONほど豊富なコンテンツを持ち、横断的に検索できるサービスは他にありません。自身でスキャンした書籍のデータを含めても、関連する法令間の横断検索ができるという点では、唯一無二だと感じました。

スピーディ、かつ場所を選ばずに調べられるメリットは大きい

LEGAL CONNECTIONを導入されてからの変化について教えてください。

まず、調べる速度が格段に上がりましたね。以前はまず書籍を選んで、その目次から探していましたが、今はキーワード検索で素早く欲しい情報にアクセスできます。
またこれまでは、出張中にお客さまから質問を受けた場合、いったん事務所に戻って書籍にあたらないと回答できないことも多くありました。今は帰りの電車の中などでLEGAL CONNECTIONを使って調べ、その日のうちに返答するということもできるようになりました。それに伴って、事務所に戻ってからの作業も減り、業務効率が上がっているという感覚があります。

具体的にどのようなシーンでLEGAL CONNECTIONを利用されていますか？

主に以下のようなシーンで活用しています。
・顧問先からの相談対応時に、具体的な手続きやその法定遵守期間を調べる
・案件の論点整理や、思わぬ論点の発見
・回答を作成する際のロジック構築

たとえば、小規模企業の株主総会に関する相談を受けるなかで、株主権が適切に譲渡されているのか、無権利者ではないのかといった疑問が生じることがあります。また、逆のケースで、株主が株式を買い取ってほしいと申し出てくることも考えられます。このように、ざっくりとした相談が来たときに、LEGAL CONNECTIONを使って関連する法律や判例を調べて論点を抽出し、問題があった場合の対処方法や具体的な手続きについて探っていきます。さらに、回答を返す際にどの法律や判例が使えるかなど、根拠となる情報を探すのにも役立っています。
利用頻度は案件によって変わりますが、LEGAL CONNECTIONがあるのとないのとでは大違いです。常に手元に置いておきたい、という安心感がありますね。

LEGAL CONNECTIONの使い勝手についてどう感じていますか。

全体的に非常に見やすく、使いやすいです。特に横断検索機能は素晴らしいですね。たとえば、「株式買取」で検索すると、関連する書式や説明、関連事項が出てきて、キーワードがどこに含まれているか表示されるのでわかりやすいです。
検索結果の質も、必要にして十分な結果が得られるので満足しています。「これくらい出てくれば助かる」というレベルの情報量で、まったく引っかからないということはありません。これはもともとコンテンツが豊富だからこそできることで、新日本法規出版ならではの強みだと感じています。

今後、LEGAL CONNECTIONに期待することはありますか？

AIとの連携や他社サービスとの連携に期待しています。コンテンツをよりWeb親和性の高いフォーマットに変換し、APIを活用して他のサービスと接続できるようになれば、さらに使い勝手が向上するだけでなく、サービスの拡大にもつながると思います。

業界全体としても合理化に取り組む必要が高まっている

LEGAL CONNECTIONをどのような方におすすめされたいですか？

同業の弁護士はもちろん、司法書士や企業法務担当者にもおすすめです。リモートワークが普及しているということもあり、事務所に本を並べる昔ながらのやり方は徐々にスタンダードではなくなってきているように感じます。特に独立された若手の方々にとっては、コストや本棚のスペースの制約などがあるため、メリットが大きいと思いますね。

業務効率化やDXに関して、展望があればお聞かせください。

ITへの対応は業務の軽減につながると考えています。業務のどこが非効率で、どうすれば解決できるかを考えて、そこにツールを当てはめていくという発想が大切です。たとえば、裁判所業務は非効率の塊だと感じています。裁判所の決まりもあるので、こちら側からは変えられない部分も大きいですが、コントロールできる部分を見つけ出し、業務の軽減やスピード感アップにつなげていきたいです。
ただ、社会の変化に合わせて、我々の業界全体としても変わっていく必要があります。社会により良いサービスを提供するために、業務の合理化は避けられません。LEGAL CONNECTIONのようなツールを活用しながら、業界全体の効率化を進めていくべきだと考えています。