導入事例2026年03月05日 「言った・言わない」をなくす。自社も顧客も楽になるためのクラウド工程管理

「自社が楽になれば、お客様も楽になる」

まず、事務所の特徴について教えてください。

上田先生： 高知県に拠点を置くウエタビジネスアドミニストレーショングループの一員として、企業の労務管理を一手に引き受けている社労士事務所です。当所は「惜しみなく、信念を持って、一丸となって」というメッセージを掲げ、変化する社会に積極的に対応できる企業の成長戦略をサポートしています。
そのためには、私たち専門家自身が古いやり方に固執せず、ITの力で業務を効率化する必要があります。「専門家が楽をすれば、そのぶんレスポンスが早くなり、お客様の手間も減って楽になる。」これが私の持論です。デジタル技術の活用によって、お客様も従業員も社長も、一緒により幸せを感じられる社会を目指しています。

属人的な管理と”見えない”進捗

スマスケ導入前、法定手続きや期限管理はどのように行われていましたか？

武井様： 以前は、事務所としての統一された進捗管理システムがなく、完全に個人レベルでの管理でした。ある職員はExcelで、ある職員は手帳やカレンダーツールで、といった具合です。そのため、他の職員が今どのような案件を抱えているかが見えず、所内での共有ができていませんでした。
顧問先様とのあいだでも同様で、「依頼をした・していない」「手続きが終わったのかどうか」が不透明になりがちでした。結果として「言った・言わない」のトラブルになりかねない状況で、双方にとってストレスがかかる状態だったと思います。
上田先生： タスク管理のためにチャットツール等は入れていましたが、スレッドが流れてしまったり、未処理案件が埋もれてしまったりして、一覧性に欠けていました。「誰が、いつまでに、何をやるのか」をパッと見て把握できる環境が必要でした。

セキュリティと士業の実務への適合性が決め手に

他のツールと比較して、スマスケを選んだ理由は何でしょうか？

上田先生： 汎用的な業務効率化ツールや他のタスク管理ツールも検討しました。しかし、汎用的なツールは自由度が高い反面、自分たちでカスタマイズして運用ルールを作り込む必要があります。そこにリソースを割けるか不安がありました。一方スマスケは、そもそも士業や企業の管理部門向けに作られているため、私たちの業務フローに馴染みやすいと感じました。
また、扱う情報がセンシティブなものなので、安心安全な環境で顧問先とデータを共有できる点も大きな決め手でした。営業担当の方への相談を通じて、信頼できるシステムだと判断しました。

業務の可視化・平準化を実現し、電話連絡を劇的に削減

導入によってどのような変化がありましたか？

武井様： 現在、所内では主に4名が利用し、顧問先では約10社ほどに利用していただいています。
一番の変化は、業務の見える化です。誰がどれだけの案件を抱えているかが一目瞭然になったため、新しい案件が入った際に、余裕がある人に仕事を割り振ることができるようになりました。以前は頼みやすい人に仕事が集中し、キャパオーバーやミスにつながるリスクがありましたが、今は業務量を把握して平準化できています。

顧問先様とのやり取りにおいてはいかがでしょうか？

武井様： 手続きの進捗状況が共有画面でいつでも確認できるため、完了報告や状況確認のための電話連絡が激減しました。電話は双方の時間を奪いますが、スマスケならその必要がありません。
「依頼済み」「手続き完了」といったステータスが可視化されることで、「言った・言わない」の問題も解消されました。顧問先様からも「今どうなってる？」という問い合わせが減り、お互いに本来の業務に集中できるようになりました。

運用にあたって工夫されている点や、今後の機能への要望はありますか？

武井様： 導入初期は、イベントやタスクの名称を事務所のルールに合わせて設定するのに少し手間がかかりましが、現在は、よく発生する業務パターンを「モデル」として登録し、それをコピーして使うことで登録作業を効率化しています。
機能面での要望としては、タスクに直接ファイルを添付できるようになると嬉しいですね。現在は進捗管理がメインですが、たとえば離職票の控えなどをそのままスマスケ上で渡せるようになれば、メールやFAXを使わずに済みます。ITリテラシーに不安があるお客様でも、「ここを見れば書類がある」という状態になれば、さらに利用価値が上がり、全顧問先への展開もしやすくなると思います。

自社だけでなく、顧客も楽にするツールへ

スマスケのさらなる活用に向けた、今後の展望をお聞かせください。

上田先生： これからの時代、人手不足や高齢化が進むなかで、今までどおりの属人的なやり方は通用しなくなります。スーパーのセルフレジのように、お客様自身にもシステムに参加してもらうことが当たり前になるでしょう。
私たちの事務所の展望は、冒頭でもお話したとおり「自分たちが楽をすることで、お客様も楽になる」環境を作ることです。スマスケを使って私たちが効率化できれば、それは迅速な手続きや連絡不要な状況としてお客様に還元されます。
武井様： 一個人としては、かつては目の前の仕事ばかりに追われ、昔のやり方に囚われすぎていた面もありました。 しかし、自社内だけの対応には限界があります。スマスケのようなシステムを通じてお客様にも関わっていただくことで、「自分が楽をするとお客様も楽になる」状態を目指しています。今はまだ一部の顧問先様での利用ですが、今後は利用を広げ、事務所のさらなる成長につながればと思っています。

最後に、スマスケを検討中の事務所へのメッセージをお願いします。

上田先生： 進捗管理をしっかり行いたい事務所はもちろんですが、手続き代行だけでなく、労務相談などお客様とより深い関わりを持つ事務所にこそおすすめしたいです。「チャットと何が違うの？」と聞かれることもありますが、新日本法規出版の信頼できる情報源と連携できるポテンシャルや、労務に特化した安心感は、他にはない強みだと思います。