導入事例2023年06月28日 規程作成にかかる時間を30%程度削減！より付加価値の高い業務へ集中できるように

体裁・抜け漏れチェックの効率化、頻繁に行われる法改正への対応は必須

貴所の概要や特徴について教えてください。

創業者の父親から二代目として受け継ぎ、2019年に法人化しました。現在は、社会保険労務士2名、スタッフ8名の体制で運営しています。メンバー同士切磋琢磨するとともに、依頼人をお待たせすることのないようスピーディーな対応に努めています。国の社会保険や労働保険の手続き、給与計算、助成金の申請、企業研修、規程等の作成など、各業界の幅広い労務管理業務に対応しています。1975年には労働保険事務組合も併設し、労働保険料の分割納付や事業主自身等の労災保険への特別加入制度を利用できるようにしてきました。
近年、特に力を入れているのが、就業規則等の規程を核とした「労使紛争を未然に防ぐ」労務コンサルティングです。規程の作成やその運用においては、人事労務に関する当所の長年の知見やノウハウを最大限に利用し、多くの労働事件を未然に防止したり、解決に導いたりしてきました。就業規則をただ作成するのではなく、解釈の仕方や従業員への伝え方なども含めたアドバイスを提供しています。

規程文書の作成関連業務においてどのような課題を抱えていましたか？

規程の作成には「松」や「一太郎」といったワープロソフトを使っていた時期もありましたが、近年はWordをメインに利用していました。Wordは多機能であるがゆえに、自動採番機能によって条文番号がずれてしまったり、何らかの拍子に体裁や表記がくずれてしまったりと使いづらい面もあります。そのような不備や抜け漏れを人力でくまなくチェックすることにも限界があります。また、近年では労働関係に関する諸法令の改正が頻繁に行われており、法改正情報を効率的に取得しながら速やかに規程へ反映していく必要が出てきています。当所は就業規則等の規程作成に関しては数多くの件数を受注していることもあり、これらの課題は職員にとって大きな負担となっていました。

新日本法規出版だからこその安心感・信頼感

スマキテをご存知になったきっかけを教えてください。また、実際に触ってみた印象はいかがでしたか。

他社の類似システムも含め業務効率化に資するツール類を検討していたところ、新日本法規出版の営業担当者からスマキテを紹介していただきました。非常に直感的で使いやすいというのが第一印象です。特に、条ずれや表記の修正についてはAIが自動で発見してくれるので、今まで目を皿のようにして行なっていた確認作業を大幅に省力化できると感じました。また、各条文には解説がついており重要事項が漏れてしまうことを避けられるため、業務品質もアップすると思いました。法律図書出版社としては老舗の新日本法規出版が展開しているサービスということもあり、規程のテンプレートのクオリティも高く法改正への対応も含めて安心感があったので、すぐに導入を決めました。

他社製品と比較されてみて、スマキテの強みはどこにあると感じられましたか。

規程を一から作成できる他社ツールも利用してみましたが、同ツールはスマキテと比較して法的な知識がない人でも使いやすいというメリットはありましたが、最終的にシステムへの信頼度を考慮しました。具体的にはツールやテンプレートの信頼感、そして差分比較機能によって改正対応がしやすいという点ではスマキテに強みがあると思っています。

スマキテ導入で「時短」を実現

実際に業務でスマキテを利用してみていかがですか。

規程類のバージョンごとの編集履歴がしっかりと残され、その差分を即座に確認できるため、大きな法改正だけでなく細かい条文修正の提案などもしやすくなりました。お客さまの規程を預かって当所の雛型やスマキテ内のテンプレートと比較する作業も容易に行うことができます。

スマキテの利用前と後ではどのような変化がありましたか。

「時短」を実現できています。操作方法を覚えるのに多少時間はかかりますが、スマキテの導入により、従来請け負っていた規程類作成・改定作業にかかる時間の30%程度は削減できたという感覚があります。法改正への対応を目視で確認する時間が減ったことに加え、新日本法規出版の最新雛型が多数使えるため、諸規程の作成についても悩むことがほぼなくなりました。また、条項の入れ替えや条ずれの修正、体裁の整理を自動で行ってくれるので、Wordでの修正し忘れなど、統一感を欠くようなアウトプットがなくなったことも時短につながっています。規程の対比が正確で見やすくテンプレートとの差異も確認しやすいため、お客さまから初めてお預かりした規程でも瞬時に問題点を把握できます。

特に気に入っている機能はありますか。

新旧対照表を即座に作れるのは非常にありがたいです。従業員へのわかりやすい説明のためには新旧対照表が必要になりますが、従来はその作成にかなりの手間がかかっていました。また、AIによるレビューアシストによって法改正への対応の確認がスムーズになりました。目視ですべてを確認するのは相当な労力を要しますし、件数が多いとすべて見切ることはできません。一方でお客さまは必要に迫られて規程等の改定を依頼されているので、社労士側の時間がかかりすぎていると改定への熱が冷めてしまいます。スマキテを利用すれば、AIによる提案に対し是非の判断だけすればよいため、迅速な対応ができるだけでなく、より専門的な業務に集中できるようになります。当所では就業規則を核としたコンサルティングを売りにしている以上、スマキテの導入は非常に合理的な判断であったと思っています。

職員定着に悩む事務所や少数精鋭で時間に限りがある事務所に最適

スマキテ導入の効果をどのように感じられていますか。

スマキテによって削減できた時間を他の業務に振り分けることで生産性を向上できたというのもありますが、一番大きかったのは、お客さまへ諸規程の提案をする機会が増えたことです。ご存じの通り規程には就業規則本則以外にも賃金規程やその他多数の規程があり、作成に大変多くの時間を要しておりました。スマキテを導入したことにより作成時間が大幅に短縮され、短縮によって生じた時間をよりお客様の立場に向けた手厚いサポートやご提案ができるようになり、より高い顧客満足度へとつながっていることから、時間の有効利用という面で、とてもよい効果が出ていると感じています。

スマキテはどのような方におすすめのサービスだと思いますか。

規程類の作成を多く請け負う社労士の先生は、ぜひ導入された方がよいでしょう。規程類の作成はただでさえ高い専門性が要求される業務です。形式面での修正や抜け漏れのチェックはツールに任せて、実態に即した規程のコンサルティングに注力することで、さらに専門性を高めていくことが可能になります。
また、職員の方も規程作成を担当されている場合、最新雛型との対比や条文ごとの解説による品質担保、直感的に使えることでの業務軽減も実現できます。職員定着に悩む事務所や少数精鋭で時間に限りがある事務所にとっては、より効果を感じられるツールだと思っています。