導入事例2023年08月25日 インターネット検索に慣れた若手メンバーでも、良質な書籍情報へ迅速かつ容易にアクセスできる

総務課各メンバーが幅広い業務に対応

JA掛川市で近年注力されている取り組みがあれば教えてください。

近年は、地産地消の取り組みに注力しています。新鮮で安全安心な農産物を販売するファーマーズマーケットを3年前にリニューアルオープンし、売上高は右肩上がりで推移しています。また、掛川市はお茶の産地として知られています。ペットボトルではなく、リーフ茶を召し上がっていただきたいとの思いから、お茶のPRにも力を入れています。また、2022年から「うなぎパイ」を製造販売する春華堂様とコラボレーションして、掛川産の栗の魅力を国内外へ発信する「遠州・和栗プロジェクト」を始め、順調にプロジェクトが進んでいるところです。

長谷川様の普段の業務内容や所属部署について伺えますか。

総務課課長として、財務経理から人事労務、企画まで、総務の統括をする立場として業務の管理を行っています。バックオフィス関連の業務は、基本的にすべて総務課で対応しています。ただ、コンプライアンス関係は、総務部内に新たに設置されたリスク管理課で対応しています。総務課のメンバーは8名です。大手の場合、経理なら経理課の担当者、人事なら人事課の担当者と領域ごとに担当が分かれているかと思いますが、当課は少人数ということもあり、幅広い業務に対応する必要があります。

信頼できる情報源にあたる作業をパソコン上で完結できるようにしたかった

LEGAL CONNECTIONの導入以前、リサーチ業務においてどのような課題を抱えていましたか。

労務や税務、経理業務などに関しては、規則や法令など信頼できる情報源にあたることが重要です。私としては、リサーチ業務では最低限でも新日本法規出版の書籍で確認することが必要だと考えています。しかしながら昨今、インターネット検索が当たり前になるなか、総務課の若手メンバーもリサーチ業務ではまずインターネット検索をすることがほとんどで、なかなか書籍を調べるところまで至らないのも事実です。書籍の場合、ページをめくって欲しい情報を探す時間も掛かってしまいます。しっかりとした情報源にあたるための作業がパソコン上で完結できるようになればと考え、新日本法規出版に相談したところ、ちょうどよいタイミングでLEGAL CONNECTIONを紹介していただきました。

LEGAL CONNECTION導入の決め手となったポイントがあれば教えてください。

加除式書籍に比べてコストが削減できる点がいちばんのポイントでした。もともと加除式書籍を購読していたので、LEGAL CONNECTIONに切り替えることで年間のコストは半分ほどになりました。デメリットはなかったため、導入はトントン拍子で進みました。

一番はじめにLEGAL CONNECTIONを利用した印象はいかがでしたか。

クラウドサービスにはわかりにくいものもあると思いますが、LEGAL CONNECTIONは直感的に操作ができるという印象でした。また、導入の際にレクチャーの機会を設けていただいたことも、スムーズに利用を始められた要因の1つだったと思っています。

欲しい情報へのスムーズなアクセスを実現。問い合わせ対応もその場で行えるように

現在業務のなかでLEGAL CONNECTIONをどのような形で利用されていますか。

労務や経理、税理関連で調べ物をする際にはかなりの頻度で利用しています。当組合には不動産センターもあり、不動産の契約書関係の業務でも使っています。

実際に利用されてみて、LEGAL CONNECTIONのメリットをどこに感じられていますか。

業務にスピード感が求められるなか、なるべく迅速に欲しい情報へたどり着くことは重要ですし、働き方改革が進むなか、業務効率化は必須の取り組みになります。一方で、士業の先生方など有識者に質問する際には、自らリサーチして自分なりの考えを持っておくことは重要です。パソコンでの検索に慣れている若いメンバーでも、LEGAL CONNECTIONによって新日本法規出版の書籍を利用しやすくなったことは大きなメリットだと思っています。「長谷川さんに聞けばわかる」という状況から、メンバー自らの力で解決しやすい環境になりました。メンバーには、「自分でLEGAL CONNECTIONを使って検索して、どの法律に基づいているか確認してから提案してください」と伝えています。また、JAではネットワーク検索に制限があり、欲しい情報になかなかたどり着けないこともありますが、LEGAL CONNECTIONを使えばストレスなく自分の欲しい情報を見つけることができます。

導入前と後を比べて、どのような効果や変化がありましたか。

書庫に行く機会はほとんどなくなりましたね。調べたいときに自分の机で調べられるという点は非常に便利です。リサーチに掛かる時間も圧倒的に削減できました。従来は、何かを調べようと思ったらまず書籍を開いていましたし、そこに必要な情報がなければまた別の書籍を調べるといった作業が必要になることもあり、場合によっては1つの調べ物をするのに30分以上掛かってしまうこともありました。しかし、LEGAL CONNECTIONを導入したことでこうした作業が必要なくなり、1-2分で自分の欲しい情報にあたれるようになりました。
また総務課には他部署からの問い合わせも多く、たとえば非常勤スタッフの契約関係の質問が店舗側から寄せられることがあります。この際、書籍を利用していたときには、「調べておくので少々時間をください」という対応になってしまっていましたが、LEGAL CONNECTIONの導入後は、その場でスムーズに対応案を回答できるようになりました。

メンバー皆が使いこなして質の高いリーガルチェック体制をつくることが目標

今後LEGAL CONNECTIONに期待されていることはありますか。

行政機関でもChatGPTを使って挨拶文などの簡単な文章を書かせたり、作成した文章をチェックさせたりしているという話を聞きます。生成AIをはじめ最新技術との連携で、より便利になっていくとありがたいですね。

LEGAL CONNECTIONはどのような方におすすめの製品だと思われますか。

どの会社でも便利に使えると思います。一般的にどのような企業でも社内の書式があると思いますが、いかにそれを法改正に対応させ、最新のものにアップデートしていくかということは、重要な点です。人事労務関連などの法律が目まぐるしく変わるなか、対応がなかなか難しく困っている企業も多いと思います。LEGAL CONNECTIONを利用すれば、スムーズに情報をキャッチアップしていくことが可能になります。
また、ある程度キャリアのある方は恥ずかしくて人に聞けないという場面も多くなってくるように思います。そんなときでも、LEGAL CONNECTIONを使えば、気軽にかつ迅速に調べることができます。

これからLEGAL CONNECTIONをどう活用していきたいとお考えですか。

総務課のメンバーが皆しっかり使いこなせるようになることがファーストステップだと思います。これにより、当組合のなかで質の高いリーガルチェックを行える体制をつくっていきたいです。LEGAL CONNECTIONをはじめ便利なツールを活用し、組織全体としてきちんとした根拠を持って仕事に取り組んでいければと思っています。