導入事例2023年10月12日 条番号や表記ゆれのチェック、バージョン管理といったWordでの作業による非効率性から開放

表記ゆれの自動検出・補正機能に感動

貴所の概要や特徴について教えてください。

各種書類の作成や手続代行といった1号・2号業務に加え、給与計算、労務相談、就業規則の作成、人事評価制度の構築など、働きやすい職場環境づくりのサポートを業種業界を問わず行っています。私自身は福岡市内の一般企業に勤務の後、同市内の社労士事務所で11年経験を積み、2010年に独立開業しました。

スマキテの導入前、規程文書の作成関連業務においてどのような課題を抱えられていましたか。

以前は主にWordを使って規程文書を作成していたため、条番号の確認や修正に時間と手間が掛かっており、生産性が上がらないという悩みを抱えていました。条番号に変更があった際は参照条文などの補正が大変ですし、数字のずれがあると書類全体の信頼感が落ちてしまいます。また、新旧対照表の作成にも時間を要しておりました。
さらに、Wordのファイル名で文書管理をしていると、修正や変更を重ねるにつれてどれが最新バージョンなのか把握しづらくなってしまいます。これも生産性低下をまねいている要因の一つでした。

スマキテをご存知になったきっかけは何でしたか。

福岡市の知り合いの社労士さんがスマキテを利用されているとのことで、おすすめしてもらいました。当時は先にお伝えした課題をどうにか解消できないか考えていたところだったので、すぐに飛びつきましたね。他社の規程作成ツールもあることは知っていたのですが、そちらを利用されている社労士さんの話を聞く限りは、当所の課題にはあまりマッチしないのではと感じ、まずはスマキテを試してみることにしました。スマキテは、ランニングコストの安さも魅力でした。

一番はじめにスマキテ触ったときの印象はいかがでしたか。

表記ゆれの自動検出・補正機能は感動しました。これまでも自分で表記ゆれに気をつけながら文書を作成してきたはずだったのですが、スマキテに入れてみると多くの表記ゆれが検出されました。就業規則の作成は、雛型や過去のものに継ぎ足す形で最新のたたき台を作っていくという流れで進めるので、どうしても表記ゆれが出てきてしまいます。これを人の目でチェックすることにはやはり限界があると感じました。

文書の体裁チェックにスマキテを活用し課題を解消

現在、普段の業務のなかでどのようにスマキテを利用されていますか。

社内規定や就業規則などの作成依頼を受けたら、まずWordで作成し、ある程度できあがったものをスマキテに入れて表記ゆれや条番号を確認・修正します。主に体裁のチェックのために使っているというイメージですね。月に1-2回程度就業規則の作成依頼を受けるので、その都度利用しています。

スマキテの導入前に感じられていた課題は解決されましたか。

ずいぶん解消されました。まだ導入したばかりで十分に使いこなせていない機能もあるとは思いますが、満足しています。

スマキテの解説文を利用してクライアントへ説明

実際にスマキテをご利用いただくなかで、どのようなメリットを感じられていますか。

お客さまのご意向により、条文の意味合いなどを報告するケースがあるのですが、その際にスマキテの解説文を利用しています。自分自身で通達などを調べて作成すると大変ですが、スマキテではスピーディに調べられるうえに、お客さまにも非常に喜んでいただけています。とても有効な機能だと感じています。

スマキテ利用前と後ではどのような変化がありましたでしょうか。

劇的に変わりましたね。具体的な数字は把握していませんが、感覚的には10の作業量が3〜4程度になったように思います。まだ使いこなせていない機能も多くあるかもしれませんが、スマキテの担当者の方からは何もなくてもたびたび連絡をいただいているので、安心して使わせていただいています。

雛型が充実していけばより使いやすくなる

今後スマキテに対して期待されていることがあれば教えてください。

自社で就業規則を作成されている会社も多くありますが、その改訂作業は非常に煩雑になります。たとえば、就業規則と賃金規程をリンクさせている場合、条番号に変更が生じた場合は齟齬がないかチェックしなければなりません。スマキテは同じ規程内の条文であればその関連性がわかりますが、ほかの規程の条文ともリンクできるようになれば、そうしたチェックの代行を当所で担えるようになるのではと考えています。
また、就業規則は業種によってさまざまなパターンがあります。それぞれ見比べてより良いものを選べるように、今後はより雛型が充実していくことを期待しています。

スマキテはどのような方におすすめの製品だと思いますか？

就業規則の作成を担当されている社労士のみなさんであれば、全員におすすめできます。年間5〜10本程度を作成するのであれば、十分元が取れると思います。