導入事例2026年09月29日 Word管理の限界を突破。確かな情報源と社内共有の加速で、顧客と「共に創る」規程へ

目に見えない「つながり」を大切にする組織づくりを支援

―まずは、貴社の特徴や強みについて教えてください。

金野様： 私たちは社会保険労務士のメンバーを中心に、コンサルティングに力を入れている事務所です。人事・組織開発やキャリア支援を通じて、創造的で多様性に富んだ働く場・働き方を支えることを目指しています。
「ES（Employee Satisfaction）」という言葉は一般的に従業員満足度と訳されますが、私たちは少し意訳して「人間性尊重経営」と呼んでいます。給与のような目に見える条件だけでなく、人と人とのつながりという見えない部分に眼差しを向けた経営を支援しています。近年、多様なコミュニティと協働して新しい価値を生み出す「コミュニティ経営」の探究と実践にも取り組んでおり、私たち自身の実践をクライアントの皆様に還元しています。
髙橋様： 私は人事制度の見直しや評価制度の構築、社内規程の整備などを担当しています。行政書士の資格も持っているため、「コミュニティカンパニーを設立したい」といったご相談から、機関設計や定款整備までをご支援することも多いですね。
最近では、経営者の想いや理念を文字以外の表現で定款に落とし込む「アート定款」という取り組みも社内で動いています。制度という枠組みの整備と、おもいの表現という両面からサポートしています。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　有限会社人事・労務ヘッドESコンサルタント金野美香様

Word管理の煩雑さと、PDFしかない規程の修正に限界を感じていた

―スマキテ導入前は、規程の作成や管理においてどのような課題がありましたか。

髙橋様： 以前はWordデータで管理していましたが、一番の課題は、そもそもどれが最新の規程なのかわからなくなることでした。クライアントとデータのやり取りを重ねるうちに、修正前と修正後のデータが複数存在してしまい、管理が煩雑になっていました。
また、長年規程を見直してこなかった会社だと、Wordデータが存在せず、紙ベースやPDFでしか保管されていないケースも珍しくありません。法改正に合わせて整えようにも、一から手入力で打ち直す、あるいは、まったく別のひな型から作り直す必要がありました。
ただひな型を提示するだけでなく、そこに会社ごとの特色や価値をどう乗せていくかが私たちの役割です。しかし、その前段階の作業に大きな労力がかかっていたのです。

―そうしたなか、スマキテを知ったきっかけや、導入の決め手は何でしたか。

髙橋様： 日頃からご縁のある中小企業福祉事業団からの紹介や、インターン生を通じた新日本法規出版とのつながりがきっかけでした。他社システムも話題には上っていましたが、実際に触ってみて、情報の信頼性が高いと感じたことが決め手になりました。
今の時代、インターネット検索や生成AIを使えば何らかのひな型は出てきますが、「情報ソースはどこなのか」「本当に法的に正しいのか」という不安が拭えません。専門家のチェックを経た確かな情報が提供されている点は、強力な安心材料でした。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　有限会社人事・労務チーフコンサルタント 行政書士髙橋健太様

自動の条文ずれ修正とPDF読み込み機能で、規程業務が大きく変化

―現在、実際の業務のなかでどのように活用されていますか。導入によるメリットを教えてください。

髙橋様： 主に就業規則の整備において使っています。クラウド上で上書き保存されていくため、「どれが最新のデータだろう？」と悩むことは一切なくなりました。
特に助かっているのが法改正への対応です。たとえば育児・介護休業規程などは毎年のように改正が入ります。Wordの場合、新しい条文を差し込むと後ろの条番号を一つずつ直し、さらに本文中の「第〇条に定める～」といった引用元の番号の変更漏れがないか確認しなければなりませんでした。これがスマキテでは、システム上で一括で自動的に整うため、修正漏れがなくなります。
また、PDFでしか規程がない会社の場合でも、OCRスキャン機能を利用してPDFをシステムに読み込ませ、ベースを作り、そこからプラスアルファの修正を加えていくことができるようになりました。初動のスピードが格段に上がっています。

金野様： 事務所全体のナレッジ共有にもつながっています。これまでは各々が高い専門性を持ちながらも、属人性に頼り個人の知見を周りに開示するきっかけがなかなかありませんでした。スマキテを導入したことで、「自分が持っているひな型をみんなで共有しよう」という意識が生まれ、社内でのノウハウ共有が加速したと感じています。共有された知見を持ち寄って一つの規程に集約できるので、複数の専門家の視点を反映した、より現場の実態に即した規程をお客様に届けられるようになりました。また、そのような共有の場を設けることでその会社の規程をつくった時のエピソードや背景、条文に込めた意図なども共有するようになり、それをまた他の会社の規程に生かしたり、自身の知見として深めるようになりました。いわば、スマキテは個々の経験値を共有する装置だと言えます。

髙橋様： システム上のひな型だけでなく、自社で用意したひな型を読み込ませて、双方を比較することも可能です。「私たちの事務所としてはこういう要素を盛り込みたい」というオリジナルのひな型と照らし合わせるなど、使い方次第で価値が大きく広がるシステムだと思います。また、最近注目されている「生成AI業務利用規程」のような、少しマイナーなひな型も充実しており、クライアントへの提案の出発点として役立っています。

　　　　 　「スマキテ」は条項の解説や、AIによるレビューアシスト機能で作成・編集作業を効率化が可能

確かな情報をベースに、顧客と「共に創る」コンサルティングへ

―ITツールを活用した今後の展望についてお聞かせください。また、導入を検討されている方へアドバイスをお願いします。

金野様： 今はAIをはじめさまざまなツールがあり、お客さま自身で何でも調べられる時代です。これまでのように、私たちが「先生」として「こうするべきだ」と一方的に指導する関係性から、今後は大きく変容していくと感じています。
たとえば私たちは、「組織のAIDAパワーマップ（AIDAマップ）」という独自の考え方をもとに社員一人ひとりの声を引き出し、自分たちが思う人事制度を一緒になって作り上げていくワークショップを行っています。そこから見えてきた課題を整理して、人事制度や規程に反映していきます。スマキテを使って形にしたものを現場に返し、実際に運用するなかで出てきた声や新たな課題を、さらに見直しに生かしていく。こうしたやり取りを重ねることで、より現場の実情に合った制度や規程をつくれるようになりました。
「教えてあげる」のではなく、「共に考え、共に創る」というのが私たちのスタンスです。その際、基盤となる情報が不確かではいけません。スマキテのように充実した確かな情報を土台に据えることで、私たちは現場との対話や、その会社らしい働き方を考えることに、より時間を使えるようになっています。
髙橋様： AIやインターネット検索は確かに便利ですが、情報元を確認する姿勢は専門家として非常に重要です。情報の管理に悩まれている事務所はもちろん、信頼できる確かな情報ソースをベースにクライアントへ提案をしていきたい方にとって、スマキテは安心して使えるシステムとしておすすめできると思います。