導入事例2026年10月13日 圧倒的なコストパフォーマンスで就業規則作成の時間を半減。管理部門の包括的なサポートで地元企業を支える

美容師から経理、そして社労士へ。多彩な経験を武器に地域を支える

―まずは、事務所の概要や特徴についてお聞かせください。

当事務所は、2022年5月に設立しました。もともと会社員として企業に勤務しながら副業という形で社労士業務を行っていたのですが、知人が在籍している会計事務所から「社労士を探している企業がある」と紹介してもらったことを機に、本格的に事業を開始したという流れです。
前職の一般企業では約10年にわたって経理・労務業務に携わっていたため、当事務所には、社労士業務だけでなくバックオフィス全般のお悩みを幅広くご相談いただけるという強みがあります。栃木県北地域では、管理部門における日々の煩雑な事務作業に負担を感じている経営者の方も多く、従業員を一人雇うよりもトータルコストを抑えた形で、ワンストップのサポートを提供しています。現在は、妻の協力を得ながら、基本的には私一人で運営しています。

―猿田先生ご自身のキャリアについても教えていただけますか。美容師をご経験されていると伺いました。

そうですね。私の世代はまさに「美容師ブーム」の真っ只中で、私も美容の道を志して専門学校へ進学しました。卒業後は世田谷のヘアサロンに勤務し、アシスタントを経てスタイリストになりました。仕事そのものには楽しさとやりがいを感じていましたが、働き続けるうちに、将来への不安も次第に大きくなっていきました。お客さまとともに年齢を重ねていくなかで、立ち仕事や長時間の接客をいつまで続けられるのかと考えるようになったのです。
そこで、より安定して長く続けられる仕事に就きたいと考え、日商簿記2級を取得して会計事務所へ転職。7年間にわたって税務業務を経験した後、一般企業で労務や経理を担当しました。その過程で社会保険や労働問題に関心を持ち、働きながら社会保険労務士の資格を取得しました。現在は、これまで培った知識を生かしながら長く働けるこの仕事が、自分に合っていると感じています。

―栃木県社会保険労務士会のプロジェクトにも多数参加されているそうですね。

はい。一つ目は、「テイクオフサポート事業」という、経験の浅い社会保険労務士を対象とした研修プロジェクトです。先輩の社会保険労務士が、料金設定や実務の進め方などを伝えています。私自身も当初は受講側として参加していましたが、それをきっかけに、現在は理事として運営にも携わっています。
もう一つは、「未来応援プロジェクト」という出前授業です。高校や専門学校、大学などを訪問し、これから社会に出る若い世代に、社会保険や労働に関する基礎知識を伝える活動を行っています。

Wordでの規程作成に限界。表記揺れや体裁調整に時間を奪われる

―スマキテの導入前、規程文書の作成関連業務においてどのような課題を抱えられていましたか。

開業当初は、厚生労働省のホームページに掲載されているひな型をベースに、企業ごとにWordでカスタマイズしていました。しかし、作業を重ねるうちに文書全体の統一性が損なわれたり、フォントやレイアウトが見づらくなったりして、次第に編集が難しくなっていました。
また、複数の規程を組み合わせる際には、「労働者」と「従業員」などの表記に揺れがないか、一つひとつ目視で確認する必要がありました。そのため、体裁を整えるだけでも膨大な時間がかかっていたのです。ちょうどその頃、助成金申請に伴う就業規則の新規作成や変更のご依頼が相次ぎ、このままWordで作業を続けていては対応しきれないと感じ、システムの導入を検討し始めました。

決め手は、圧倒的なコストパフォーマンスと編集の自由度

―システム導入を検討するなかで、スマキテを選ばれた決め手は何だったのでしょうか。

一番の決め手は、費用対効果の高さです。他社の規程管理ソフトも検討しましたが、初期費用や月額利用料が比較的高く、当事務所が受ける就業規則の案件数を踏まえると、コストに見合わないのではないかという懸念がありました。その点、スマキテは導入・運用にかかる費用が抑えられており、一人で運営する事務所でも利用しやすい価格設定に魅力を感じました。
また、先輩社労士の方々に相談したところ、他社からスマキテに切り替えた方が複数いらっしゃいました。理由を聞いてみると、「編集がしやすい」「規程のひな型数が多い」とのことでした。他社は、フォーマットが固定され、余白やフォントを変更できないものもあるそうです。私自身、細かな体裁まで整えたいと考えていたため、自由に編集できる点は大きな決め手になりました。新日本法規出版が提供しているという、法律面での安心感も背中を押してくれました。

作業時間が半減！ 条番号の自動補正と豊富なサンプルが大きな助けに

―現在、どのようなシーンでスマキテをご利用されていますか。

主に、助成金申請に伴って就業規則を新たに作成する場合や、全面的に改定する場合に利用しています。企業によっては、就業規則が10年近く改定されておらず、育児・介護休業法をはじめとする法改正に十分対応できていないケースもあります。一方、文言を少しだけ直す程度の部分的な修正であれば、今でもWordで対応しています。

―導入後、具体的にどのような効果や変化がありましたか。

作業時間は大幅に短縮されました。Wordで作業していた頃は、ほかの業務と並行しながら全面改定を進めると、作業だけでも2週間ほどかかり、納品までに2カ月近く要してしまうこともありました。スマキテの導入後は、1週間程度で作業を終え、ご依頼から1カ月以内にはお客さまへ納品できるようになりました。
特に気に入っているのは、条番号を自動で補正する機能です。条項を追加・削除しても番号が自動的に修正されるため、番号のずれによるミスを防ぐことができ、細かな確認作業のストレスがなくなりました。
また、編集履歴が残るので、どこまで作業したかが一目でわかるのも非常に助かっています。
スマキテを使えば、どの企業の規程も見やすく統一された体裁に整えられるため、必要な条文がどのあたりにあるかを直感的に把握しやすくなったことも、大きなメリットです。

スマキテは条項の解説や、AIによるレビューアシスト機能で作成・編集作業を効率化が可能（画像はサンプルです）

―スマキテ内のサンプル規程もご活用いただいているそうですね。

はい。スマキテには、さまざまな規程のサンプルが豊富に収録されています。そのため、お客さまから「こういう制度を新しく入れたい」というご要望があった際に、適したものを選んでご提案できるようになり、提案の幅が広がりました。ベースとなる文章があらかじめ用意されているため、一から調べる時間も大幅に短縮されています。そのぶん、それぞれの企業の実情にフィットした内容を検討することに、より多くの時間を割けるようになっています。

労務管理のリテラシー向上に貢献し、地域の「当たり前」をアップデートしていく

―スマキテや新日本法規出版に対して、今後のご要望や期待することはありますか。

今後は、事務所の規模や利用状況に応じて、管理できる規程数を柔軟に選べるプランがさらに充実するとありがたいですね。また、小規模な企業に向けて、必要な規程をコンパクトにまとめたひな型があれば、それぞれの企業の規模やニーズに合わせて、より提案しやすくなると感じています。
新日本法規出版の規程は、細部まで非常に丁寧に作り込まれており、実務で安心して活用できます。その品質を生かしながら、より幅広い企業に提案できる選択肢が増えていくことを期待しています。

―スマキテはどのような方におすすめの製品だと思いますか。

やはり、私のように一人で開業したばかりの社労士や、小規模な事務所の方には強くおすすめしたいです。ミニマムな費用でこれだけの機能が使えるのは大きな魅力です。まずは無理のないプランから活用を始め、事務所の成長に応じて上位プランを検討するという使い方が、導入しやすいのではないでしょうか。

―最後に、今後の事務所の展望をお聞かせください。

社会保険労務士業務を軸としながら、経営者が日々頭を悩ませているバックオフィス全般の事務負担を軽減し、包括的に支援していくという独自のアプローチをさらに広げ、地元企業のトータルコスト削減と業務効率化に貢献していきたいと考えています。
私が拠点を置く栃木県北地域には、40年ほど前に作成された縦書きの就業規則が、そのまま使われている企業もありました。法改正や労務管理に関する情報が十分に届かず、就業規則の見直しが後回しになっているケースも少なくありません。
地域で新たなつながりを築くには、時間をかけて信頼関係を育むことが欠かせません。まずは就業規則を整備する重要性を事業主の方々に丁寧に伝えながら、スマキテを活用し、地域企業の就業規則を現在の法制度や働き方に合った内容へとアップデートしていきたいですね。

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