導入事例2026年10月02日 100社100様の規程管理に対応。スマキテが実現する、社労士本来の”思考する”規程作成

現場の課題に向き合い、顧客と共に規程を作り上げるスタイル

まずは、事務所の概要や、就業規則作成におけるスタンスについて教えてください。

武居様：当事務所では、給与計算を入り口に賃金の状況を把握し、そこから本格的な労務管理へとつなげていくスタイルをとっています。就業規則の作成も、その延長線上にある重要な業務の一つです。
就業規則については、完成したものを作成して納品すれば終わり、とは考えていません。就業規則は本来、会社と従業員の間の大切なルールであり、実際の職場で運用されてこそ意味があるものだからです。
そのため当事務所では、まずひな型をお渡しし、その後は顧問契約のなかでお客様との対話を重ねながら、それぞれの会社に合った内容へと整えていきます。規程を一緒に作るプロセスを通じて、お客様にも労働法や労務管理について理解を深めていただくことを大切にしています。
そうすることで、就業規則が単なる書類ではなく、実際の労務管理に生かせるものになりますし、将来的な労使トラブルの予防にもつながると考えています。

事務所の組織運営で工夫されている点はありますか。

武居様：特定の人の力に依存しない、マンパワーに頼らない組織づくりを重視しています。すべての業務でメインとサブの2名体制を基本とし、誰かが休んでも業務が滞らないようにしています。
お客様に安定したサービスを提供し続けるためには、まず職員が安心して働き続けられる環境であることが欠かせません。休みを取りやすく、無理なく働ける体制を整えることが、結果としてサービスの質にもつながると考えています。

会社ごとに異なる規程の管理と、Word編集の煩雑さが課題に

スマキテ導入前、規程文書の作成や管理においてどのような課題を抱えていらっしゃいましたか？

武居様： これまでは、専門家が作成したモデル就業規則をベースに、それぞれのお客様の実情に合わせて編集する方法をとっていました。お客様ごとにカスタマイズを重ねるため、100社あれば100とおりの就業規則ができあがります。ただ、この方法を続けていくと、顧客ごとに異なる就業規則が増えていき、どの会社にどの条文を盛り込んだのか、いつ改定したのかといった履歴を把握することが難しくなっていきます。
特に近年は、育児・介護休業法をはじめとする法改正への対応も頻繁に求められます。就業規則は従業員の権利や義務にも関わる重要な文書ですから、複数の顧客について、それぞれの規程と改定状況を手作業で管理し続けることには限界を感じていました。

作成作業そのものについてはいかがでしたか。

武居様： Wordでの編集や体裁調整にも、かなりの手間がかかっていました。条文を一つ追加・削除するだけでも、インデントがずれたり、それ以降の条番号を修正したりする必要があります。さらに、「第○条第○項の規定に基づく」といった条文間の参照がある場合には、その番号まで一つひとつ確認しなければなりません。
こうした修正作業の負担を減らすため、以前はあえて条番号を直接記載せず、「本規則の有給休暇に関する規定に基づく」といった表現に置き換えることもありました。それほど、Word上で規程全体の整合性を保ちながら更新していくことには難しさを感じていました。

手間のかかる体裁調整を自動化し、本質的な提案へ注力

「スマキテ」の導入に至った決め手は何だったのでしょうか。

武居様： さまざまな規程管理システムがあるなかで「スマキテ」を選んだ理由は、新日本法規出版が長年にわたって法律分野の専門情報を扱ってきた実績と信頼性です。法律を扱う私たちにとって、情報の確かさは非常に重要です。
近年はAIを前面に打ち出すツールも増えていますが、私はむしろ、確かな実績と就業規則の蓄積で勝負している点を評価しました。AI活用については慎重であるべきだと考えているので、法律情報の確かさを土台にしている点が決め手になりましたね。

実際に導入されて、どのような効果を感じていらっしゃいますか。

櫻木様：私は今年の4月に入所しました。それまで社会保険や労務の仕事に携わった経験はなく、まずは給与計算から実務を覚えているところです。あわせて就業規則にも関わっており、その作成・編集の場面で「スマキテ」を使っています。
実務を担当する立場としては、規程の作成や編集にかかる時間が大幅に短縮されました。条文を追加・削除した際に番号を自動で振り直してくれる機能や、インデントを一括で整えられる機能は特に便利です。
また、参考となる条文を確認したいときも、画面上ですぐに参照できます。以前のように複数のWordファイルを開き、内容を見比べながら作業する必要がなくなったことで、編集作業をスムーズに進められるようになりました。

武居様：Wordの体裁調整にかけていた時間は、導入前と比べて1/10ほどになった感覚があります。以前は手作業で対応していた参照条文の修正も自動化されるため、条番号のずれなどを細かく気にすることなく、規程全体の構成を見直せるようになりました。
こうした編集作業の負担が減ったことで、「この会社にはどのような規程が必要なのか」「どのような条文にすべきか」といった内容そのものを考える時間を確保できるようになりました。事務作業ではなく、専門家として判断すべき部分により多くの時間を使えるようになったことが、最も大きな効果だと感じています。

「スマキテ」は条項の解説や、AIによるレビューアシスト機能で作成・編集作業を効率化が可能（画像はサンプルです）

独自ノウハウの蓄積によるブランド力強化と、社労士の地位向上へ

今後、スマキテを使って実現したい展望などはありますか。

武居様： 将来的には、「スマキテ」を活用して、当事務所独自の就業規則のひな型を構築し、システム上で一元管理していきたいと考えています。
たとえば懲戒に関する規程でも、単に「始末書を提出させる」と定めるだけではなく、まずは業務上求める内容を「依頼書」として示し、それでも改善が見られない場合には「指導書」を出すなど、実際の労務対応のプロセスまで踏まえた内容にしていきたいと思っています。万一トラブルに発展した場合にも、それまでどのような指導を行ってきたのかを客観的に示せるような規程です。
こうした当事務所独自のひな型をスマキテに登録し、各社の規程を一元的に管理できれば、法改正の際にも、どの会社が対応済みで、どの会社に対応が必要なのかを把握しやすくなります。規程作成だけでなく、その後の運用や法改正対応まで含めて管理できる体制を整えることで、サービスの質をさらに高めていきたいと考えています。

最後に、事務所全体の今後の展望をお聞かせください。

武居様： 将来的には、弁護士や税理士とも連携し、幅広い相談に対応できる総合事務所へと発展させていきたいと考えています。そのためにも、「スマキテ」のようなシステムを活用して定型的な業務を効率化し、そこで生まれた時間を、より付加価値の高いコンサルティングに充てていきたいですね。事務所として提供できる価値を高め、その成果を職員の待遇改善や労働時間の短縮にもつなげていくことが目標です。
社労士の仕事は、労働者、経営者、行政、そして私たち社労士自身にとってより良い状態を目指せる、いわば”四方よし”の仕事だと考えています。
新日本法規出版には、今後も信頼できるコンテンツを提供し続けていただき、社労士一人ひとりの専門性向上、ひいては業界全体の価値向上を支えていただけることを期待しています。