コラム2004年10月25日 【ＳＣＯＰＥ】 税務関係書類の電子保存にはタイムスタンプが必須！（2004年10月25日号・№088）

ＳＣＯＰＥ
税務関係書類の電子保存にはタイムスタンプが必須！

　税務関係書類などの電子保存を認めるいわゆるe－文書法案が10月12日、臨時国会に提出された（関連記事：本誌No.073参照）。同法によれば、納品書や請求書などを一定の要件を満たすことを条件に電子保存を認めている。ただ、原本が紙の書類については、改ざんをすることが可能。これを防ぐ手段の一つとしてタイムスタンプの付与などが要件の一つとされている。今回は、e－文書法案及びタイムスタンプの概要についてレポートする。

e－文書法案の骨子が明らかに

　政府のIT戦略本部は9月10日、いわゆるe－文書法である「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律案」及び同法の施行に伴う関係整備法案の骨子を明らかにした。同法案は、通則法と整備法とに構成され、通則法により手当てされる法律は税法の他、商法、証券取引法など、約250本を対象としている。10月12日に閣議決定され、同日に臨時国会に法案が提出された。施行日は平成17年4月1日とされている。
　このe－文書法案は、民間での紙による文書保存義務について、原則として電子保存を容認するというもの。具体的には、帳簿、決算関係書類、契約書・領収書の一部を除く税務関係書類。決算関係書類、帳簿、契約書、領収書（※3万円以上のもの）については、引き続き、紙による保存が義務付けられる。
　また、関係整備法案においては、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書対の保存方法等の特例に関する法律案」など、3本の法律が手当てされる。ここでは、電子保存を認める場合の一定の要件などが手当てされている。税務関係書類を電子保存するには、文書の改ざんを防ぐ目的から、①真実性を確保するための要件、②可視性を確保するための要件、③税務署長の事前承認制度といった3つの要件をクリアする必要がある。真実性の確保については、第三者が生成する時刻証明（タイムスタンプ）などを利用することにより、電子データの改ざんを防止する措置などを講じる必要がある。


総務省ではタイムスタンプの指針案を公表

　電子データについては、記録を残さずに改ざんすることができるため、紙文書の電子化や電子商取引などに伴う電子データに対する信頼性の確保が不可欠。この対策として電子データがいつから存在していたのかあるいは内容に変更が生じているかどうかといった時刻情報を証明する措置として求められるのがタイムスタンプだ。
　このタイムスタンプについては、9月17日に総務省が「タイムビジネスに係る指針案」を公表している（※10月下旬に決定予定）。今回、総務省が指針案を策定した理由には、e-文書法案だけでなく、電子データの保存が拡大する中、複製や改ざんを防止するために、第三者による証明可能な時刻情報を付与する必要性が高まってきたことが背景にある。指針案では、このタイムスタンプについて、「電子データがある時刻に存在していたこと及びその時刻以降に当該電子データが改ざんされていないことを証明できる機能を有する時刻証明情報」と定義している。
　例えば、Ａ社が帳簿書類を電子データで保存する場合。Ａ社が帳簿書類を電子データ化した際に第三者である時刻認証事業者にタイムスタンプを付与してもらえば、長期保存した場合にも、後日、時刻認証事業者による証明が可能となる。
　なお、税務関係書類の電子保存における要件はタイムスタンプの付与だけで済む話ではない。前述した真実性を確保するための要件でも、電子署名の付与、一定水準の解像度及びカラー画像によるイメージ化などのいくつかの措置を総合して要件を満たす必要がある。