コラム2006年01月16日 【ＭＬ耳より情報】 申告書の保存期間は、いったい何年？（2006年1月16日号・№146）

申告書の保存期間は、いったい何年？

税務署での保存期間
　課税に係る申告書等は税務署に申告した瞬間から公文書になり、その保存期間は『国税庁の行政文書の取扱に関する訓令』に定められています。
　同訓令第34条（行政文書の編さん区分及び保存期間）をもとに、大阪国税局に照会したところ、保存期間は申告書等の区分に応じて、7年、10年、11年、30年とされています。一般的な申告書では、所得税・法人税・消費税・贈与税は7年、相続税は10年です。保存期間満了後の申告書等は廃棄すべきこととされ、その現物書類が廃棄されればその情報も削除されます。廃棄処理されたことの記録は、廃棄処理日から5年間保存された後に削除されます。
　さらに細かく定められているものもあります。贈与税申告書でも、住宅取得資金贈与の場合の保存期間は30年です。納税猶予や買換え特例等がある場合には、当然その期間終了までは廃棄されません。それらの期間終了の後から、たとえば、相続税納税猶予関係書類であれば、10年間、保存されます。

例外となる文書
　大阪国税局によれば、同訓令の施行日である平成12年6月7日より前の申告書等については、同訓令の定めの通りに保存されていない可能性もあるそうです。
　一方で、訓令の定めより長く保管される場合もあります。納税申告書を、その税額確定以外の目的、つまり、税務調査の参考資料とすることには疑念があるところですが、相続税の税務調査のときに、以前ならば、たとえば、30年前の申告書等を財産形成の資料として調査官より示されたような経験を持つ税理士も少なくないでしょう。同訓令第40条（保存期間の延長）では「文書管理者が職務の遂行上必要であると認めるもの」については「必要な有期の間」とあります。相当の理由がある場合に限られることと思われますが、その判断基準は明確にはされていません。

平成17年4月より実施された申告書等閲覧サービス
　上記の保存期間内ならば、提出済み申告書等の確認が可能です。なお、税理士等の代理人が申請する場合には納税者本人の印鑑証明書の添付が必要です。印鑑証明書の有効期限は3ヶ月の場合が多いのですが、同サービスの代理申請では、その発行日付は30日以内とされていますので、注意が必要です。
　この訓令は、『行政機関の保有する情報の公開に関する法律』に基づいて定められています。『行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律』に基づく開示請求の場合には、納税者は、この訓令をもとに文書の保存期間を確認することになります。
　しかし、一見しただけでは理解し難い代物です。分かりやすい一覧表等を税務署内に備え置くべきでしょう。納税者が理解しやすいように、更なる情報開示が望まれます。
　　taxMLグループ 　税理士　植木心一