税務ニュース2021年08月27日 紙と電子が混在の場合、電子の保存不要（2021年8月30日号・№895） 当事者間で紙を「正」としていれば、電子は電帳法上の保存義務の範囲外

　電子帳簿保存法の令和3年度改正を受け国税庁は7月16日、電子帳簿保存法Q&A（一問一答）を公表したが、その中で企業側から疑問が寄せられていたのが「問4」だ。
　ここでは、電子メールによるPDFの受領、クラウドサービスの利用、EDIシステムの利用、ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機など、問で例示された取引類型はすべて電子取引に該当するとの回答が示された上で、いくつかの留意点が解説されている。その中に下記の記述がある。

　この記述からは、紙（書面）と電子データ両方の保存が求められるようにも見えなくもないが、「原本たる紙が存在するのであれば、『副本』たる電子データの保存は不要ではないか」というのが企業側の認識であり、この点について国税庁に追加の見解を求める声も上がっていた。
　改正前の電子取引のデータ保存制度では、検索要件を含む諸要件が満たせない場合、そのデータの出力書面をもって電子取引データに代えることができるとされていたところ（電帳法10条）、今回の改正でこの措置が廃止され（改正電帳法7条）、電子取引のデータ保存要件を満たせなければ紙保存に逃げるという代替手段が封じられたが（868号21頁参照）、仮に紙の原本がある場合にも電子データの保存が必要となれば、これと矛盾することにもなりかねない。
　こうした中、このほど本誌取材により、同じ内容の電子データと書面が存在し、書面を正本として扱うことを当事者間で取り決めている場合には、書面の保存のみで足りる、すなわち、当該電子データについては電帳法による保存義務の範囲外となり、保存義務がないということが確認された。書面が「正」である以上、当然といえば当然の結論と言えるが、紙と電子データ両方の保存が求められるのではないかとの懸念が払拭された点、企業にとっては朗報と言えよう。