会社法ニュース2003年04月21日 定款の定めがあれば定時株主総会で社外監査役補欠者の選任を認める 法務省・日本監査役協会からの照会に回答

定款の定めがあれば定時株主総会で社外監査役補欠者の選任を認める
法務省・日本監査役協会からの照会に回答

法務省は次期定時株主総会までに社外監査役の欠員が生じた場合に備え、定款の定めにより、定時株主総会で予め補欠監査役を選任できる旨を明らかにした。これは、日本監査役協会からの照会に答えたもの。

社外監査役が死亡等により半数を欠く場合
　商法特例法が適用される大会社の監査業務については、企業統治に関する商法改正により、社外監査役を半数以上選任することとされており、（商法特例法第18条第1項）、平成17年5月1日から施行される（6月総会会社は平成18年6月総会終了後から適用）。このため、大会社では、社外監査役の選任は急務の課題となっている。
　特に、監査役会は、決算期ごとに監査報告書を作成し、取締役に提出することになっており、会計監査人が貸借対照表及び損益計算書が適法である旨の記載があり、かつ監査役会の監査報告書に「会計監査人の監査の結果を相当でないと認めた」旨の記載がない場合には、貸借対照表及び損益計算書について定時総会の承認を要せず、その内容を報告すればよいことになっている（商法特例法第16条第1項）。
　しかし、ここで問題となるのは、監査役会の監査報告書作成時点において、社外監査役が死亡等により半数以上を欠く状態で監査報告書を作成せざるを得なくなったケースだ。

従来は臨時株主総会等で対応
　従来は、期中に死亡等により社外監査役の員数が半数を欠いた場合は、臨時株主総会又は裁判所に仮監査役の選任を求めることになるが、いずれも緊急の場合には対応が難しいといったデメリットがある。
　このため、日本監査役協会では、法務省に対して、「定時株主総会おいて社外監査役の補欠者を予選することができ、ある社外監査役が退任し、その補欠として当該予選された者が社外監査役に就任した場合には、監査役の退任を証する書面、当該定時株主総会の議事録及び定款並びに就任した監査役の就任承諾書を添付して、監査役の退任及び就任による変更の登記を申請することができるか？」といった旨の照会を行っていた。

定款での規定が必要
　これに対して、法務省では、定款に、①補欠として選任された監査役の任期は、退任した監査役の任期の満了すべき時までとする、②定款で定める監査役の員数を欠くに至った場合に備えて、定時株主総会において監査役の補欠者をあらかじめ選任することができる。この予選は、次期定時総会が開催されるまでの間、その効力を有する－といった旨を定めていれば、予め社外監査役を選任することができる旨の回答を寄せている。