税務ニュース2022年10月14日 ファイル名はエクスプローラーで検索可（2022年10月17日号・№950） 電帳法検索要件、「ファイル内」の記録項目検索との混同に注意

　本誌948号に掲載した記事「エクスプローラーは検索要件充足不可も」について、変更後のファイル名をエクスプローラーで検索する方法が東京税理士会の研修動画で紹介されていることから、実務家より編集部に多くの問い合わせが寄せられている。これらは、電帳法7条の電子取引に関する検索要件についてPDF等のファイル名に日付・金額・取引先（以下「記録項目」）を入力し、エクスプローラー機能でその「ファイル名」を検索することについて、課税当局が懐疑的であるとの誤解に基づいている。本誌が取り上げたのは、「ファイル名」ではなく、「PDFファイル内に含まれる」記録項目を単独で検索できるのであれば、ダウンロードの求めに応じる限り電帳法通達4−12にいう「システム上検索機能を有している場合」に該当し、ファイル名変更やエクセル索引簿の作成の手間を回避できるのかという疑問である点、注意したい。同通達では、「システム」による検索機能を有していない場合も、ファイル名に記録項目を入力・変更することや、エクセル等で索引簿等を別途作成することにより検索できる状態にしておけば、検索要件を満たすとされているが、実際にこれらの作業を試みた実務家からは、「負担が大きすぎる」との声が挙がっていた。電帳法7条の電子取引の対象は、主にPDFの請求書や契約書などが想定されるが、最初から電子的に作成・発行されるPDFであれば、ファイル内に記載された情報もPCのエクスプローラーで検索可能だ。ファイル内の情報を検索する方法は「全文検索」とも呼ばれるが、これを利用してエクスプローラーでPDFファイル内の文字列を検索できるのであれば、「システム上検索機能を有している場合」に該当し、それがない場合に必要とされるファイル名変更やエクセル索引簿への記入という作業は不要、という考え方が成り立つのではないかとの疑問が実務家の間で生じていた。しかし、948号にて既報の通り、課税当局は検索の正確性の点で、この手法に懐疑的であった。電帳法7条への対応を怠ると青色申告取消しにつながる可能性も否定できないだけに、電帳法対応を謳うアプリケーションを利用するか、手間を覚悟で上記研修動画でも紹介されているファイル名変更やエクセル索引簿を作成することで対応するか、いずれかを選択するのが安全であろう。