規程・文書2026年09月08日 規程管理システムとは？機能や導入のメリット、スマキテの特徴を解説 新日本法規出版株式会社

規程管理システムは、就業規則をはじめとする各種規程の作成・編集・管理を効率化するためのシステムです。法改正への対応や規程の改定、版管理など、規程管理業務の負担軽減を目的に導入を検討する企業や社会保険労務士事務所も増えています。
製品によって搭載されている機能や特徴は異なるため、自社や事務所の業務に合ったシステムを選ぶことが重要です。
本記事では、規程管理システムの概要や主な機能、導入によるメリットを紹介するとともに、新日本法規出版が提供する規程管理システム「スマキテ」の特徴について解説します。

規程管理システムは、就業規則や賃金規程、育児・介護休業規程など、さまざまな社内規程の作成・編集・管理を支援するシステムです。企業の人事・総務部門をはじめ、顧問先の規程作成や改定を支援する社会保険労務士事務所などでも活用されています。
ここでは、規程管理システムの概要や必要とされる背景について紹介します。

規程管理システムとは、就業規則や賃金規程、育児・介護休業規程など、企業が運用する各種規程の作成・編集・管理を支援するシステムです。規程の検索や改定履歴の管理、版管理などの機能を備えた製品が多く、規程管理業務の効率化や管理負担の軽減に役立ちます。
また、近年ではAIを活用した編集支援や新旧対照表の作成など、規程作成業務を支援する機能を搭載した製品もみられます。

規程は法改正や制度変更、組織体制の見直しなどに応じて、継続的な改定が必要となる場合があります。また、改定時には過去の版との比較や改定履歴の管理、関係者との確認など、多くの作業が発生します。
特に、複数の規程を管理する企業や、多くの顧問先の規程作成・改定を支援する社会保険労務士事務所では、Wordやフォルダ管理だけでは最新版の把握や版管理が煩雑になり、確認作業にも時間を要することがあります。このような規程管理業務の負担を軽減する手段の一つとして、規程管理システムが活用されています。

規程管理システムには、規程の管理や改定業務を支援するさまざまな機能が搭載されています。製品によって機能や対応範囲は異なりますが、規程の作成から管理までを支援する機能を備えたものが多く見られます。
ここでは、規程管理システムの主な機能を紹介します。

規程管理システムでは、就業規則や賃金規程、育児・介護休業規程などの各種規程を一元管理できます。規程を一ヵ所で管理することで、最新版の確認や管理もしやすくなります。
また、規程ごとに分類や検索条件を設定できる製品もあり、管理する規程が多い場合でも目的の規程を見つけやすくなります。

規程は法改正や制度変更などに応じて継続的に改定されるため、過去の版や変更内容を適切に管理しなければなりません。
規程管理システムには、変更履歴や版を管理し、新旧対照表を自動作成できる機能を備えた製品もあります。過去の版との比較や改定内容の確認がしやすくなるため、修正内容の把握や管理業務の効率化につながるでしょう。

製品によっては、規程を納品する前の最終確認を支援する機能を備えているものもあります。例えば、表記ゆれの確認や条番号の自動補正、参照条文の追従補正などに対応した製品があります。
また、AIを活用して規程のレビューを支援する機能を搭載した製品もあり、修正漏れの防止や確認作業の効率化に役立つとされています。

規程管理システムには、規程の作成や編集、管理を支援するさまざまな機能が備わっています。これらの機能を活用することで、規程管理業務の改善につながることが期待できます。
ここでは、規程管理システムを導入する主なメリットを紹介します。

規程管理システムを活用することで、規程の作成や改定に伴う作業負担の軽減が期待できます。例えば、規程の編集や改定履歴の管理、版管理などをシステム上で行える製品もあり、Wordでの手作業を減らしながら効率的に業務を進めやすくなります。
また、条番号の自動補正や表記ゆれの確認などの機能を備えた製品では、確認作業の効率化にもつながるでしょう。
特に、複数の規程を管理する企業や、多くの顧問先の規程作成・改定を支援する社会保険労務士事務所では、Wordやフォルダ管理だけでは最新版の把握や版管理が煩雑になり、確認作業にも時間を要することがあります。

規程は法令や社内ルールに基づいて適切に管理・運用することが重要です。規程管理システムを活用することで、最新版の規程や改定履歴を確認しやすくなり、管理体制の整備につながります。
また、法改正に対応した雛形や解説を提供する製品もあり、規程の見直しを進める際の参考資料として活用できるでしょう。顧問先へ規程の改定を提案する社会保険労務士にとっても、法改正への対応を進めやすくなります。

規程を改定した際には、変更内容を関係者へわかりやすく共有することが重要です。
規程管理システムの中には、新旧対照表を自動生成できる製品や、条項ごとの解説を確認できる製品があります。これらの機能を活用すれば、変更点を整理して説明しやすくなり、社内関係者や顧問先との情報共有にも役立つでしょう。
社会保険労務士が顧問先へ規程の改定内容を説明する際にも、円滑なコミュニケーションにつながります。

規程管理システムは製品によって搭載されている機能や得意分野が異なります。規程管理業務を効率化するためには、自社や事務所の業務内容に合った製品を選ぶことが重要です。
ここでは、規程管理システムを選ぶ際に確認したいポイントを紹介します。

規程管理システムを選ぶ際は、規程の作成や編集を効率化できる機能が備わっているかを確認しましょう。
例えば、条番号やインデントの自動補正、表記ゆれの確認、参照条文の追従補正などの機能があると、手作業による修正の負担軽減が期待できます。また、既存の規程を取り込んで編集できるかどうかも確認しておくと安心です。

規程は法改正に応じて見直しが必要となるため、法改正情報や規程の雛形が充実している製品を選ぶことも大切です。法改正に対応した雛形や条項解説を提供している製品であれば、規程の作成や改定を進める際の参考資料として活用できます。提供される情報の内容や更新頻度についても確認しておくと良いでしょう。

規程管理システムを継続的に活用するためには、操作しやすいことに加え、導入後のサポート体制も重要なポイントです。
操作画面がわかりやすく、必要な機能を直感的に利用できる製品であれば、日常業務にも取り入れやすくなります。また、導入時のサポートや問い合わせ対応、操作マニュアルなどの支援体制についても確認しておくと、安心して運用しやすくなります。

スマキテは、新日本法規出版が提供する社会保険労務士向けの規程管理システムです。規程の作成・編集から管理までを効率化する機能に加え、法律専門出版社ならではの雛形や法解説を活用できる点が特徴です。
ここでは、スマキテの主な特徴を紹介します。

スマキテには、規程の作成・編集を支援するAI搭載エディタが搭載されています。
条番号やインデントの自動補正、参照条文の追従補正、表記ゆれの確認など、これまで手作業で行っていた編集作業を効率化できます。また、AIによるレビューアシスト機能も搭載されており、規程作成時の確認作業の負担軽減にも役立ちます。

紙の規程やPDFデータも、高精度なOCR機能を利用して編集可能なデータとして取り込めます。
既存の規程を一から作り直す必要がなく、これまで運用してきた規程を活用しながら編集や改定を進められるため、規程のデジタル化や見直しを効率的に行いやすくなります。

スマキテには、新日本法規出版が提供する規程の雛形や条項解説が収録されています。
法改正に合わせて更新される雛形や解説を参考にしながら規程の作成・改定を進められるため、内容を確認しながら業務を進めやすくなります。また、条項ごとの解説を顧問先への説明に活用できる点も特長です。

【編集前】と【編集後】の差分を自動で抽出し、新旧対照表を作成できます。
顧問先から急な修正依頼があった場合でも、変更箇所をすぐに確認できるため、別々のドキュメントを見比べる手間を省き、効率的に対応できます。

「スマート規程管理」について詳しくはこちら

規程管理業務では、法改正への対応や規程の改定、顧問先への説明など、多くの作業が発生します。これらの業務を効率化するには、自社や事務所の業務に合った規程管理システムを選ぶことが大切です。
スマキテは、規程作成・編集を支援するAI搭載エディタやOCR機能、新日本法規出版ならではの雛形・法解説などを備え、社会保険労務士の規程業務をサポートします。
このような課題をお持ちの社会保険労務士の方は、スマキテの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

実際にスマキテを導入した社会保険労務士の方の活用事例をご紹介しています。導入後の活用イメージを知りたい方は、ぜひこちらをご覧ください。

また、スマキテでは導入後のサポートも用意しており、安心して運用を開始できる体制を整えています。規程管理業務の効率化や顧問先への提案力向上を目指す社会保険労務士の方は、ぜひスマキテをご検討ください。