コラム2006年09月25日 【Sammys Cafe】 取締役会の決議の省略（2006年9月25日号・№180）

施行後の新法をやさしくフォローするみんなの会社法
Sammys Cafe
取締役会の決議の省略
港区の一角に、ちっぽけなカフェがある。そこは、なぜか会社法に詳しいマスターが、悩み多き法務担当者に心休まるコーヒーを差し出す大人の隠れ家。
by　法務省民事局付検事　葉玉匡美

ワクワクさん　マスター。実は、今度2人目の子どもができるんですよ。
Sammy　おーっ、それはおめでとうございます。ご主人もマミちゃんもお喜びでしょう。
ワクワクさん　ありがとう。でも、実は今、いくつかの会社で社外取締役をしているんですが、妊娠・出産で取締役会に出られない期間があるので、どうしようかと悩んでいるんです。
Sammy　取締役には産休も育休もないので大変ですね。じゃあ、解決のヒントになるかもしれない「取締役会の決議の省略」についてお話ししましょうか。

1　取締役会の決議
　取締役会の決議は、議決に加わることができる取締役の過半数が出席し、その過半数が賛成することにより行われるのが原則です（369条1項）。
　取締役会には、書面やメールで議決権を行使する制度はありませんし、代理人による議決権行使も認められませんから、取締役は、議決権行使のためには、どうしても取締役会に出席する必要があります。
　また、定足数確保のためにも、取締役の過半数の出席が必要です。
　そこで、外国や支店に常駐する取締役等の出席を容易にするために、ビデオ会議システム等による出席も認められていますが、先進の設備はコストがかかりますし、いずれにせよ取締役会の開催中は取締役の時間を拘束してしまいます（特に時差があるときついです）から、あまり重要でない案件なら、できるだけコストと時間を削減したいですよね。
　また、取締役、特に社外取締役が多い会社は、定例日以外に取締役会を招集しようと思っても、日程調整が困難な場合が多いのも現実です。

2　取締役会の決議の省略
　そこで、会社法は、取締役の提案に対し、取締役の全員が書面や電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、当該提案を可決する旨の取締役会の決議があったものとみなすという取締役会の決議の省略制度を用意しています（370条）。
　たとえば、取締役がメールで他の取締役に対して提案し、取締役全員が提案取締役宛に同意のメールを返信すれば、提案者のコンピュータのハードディスクにそのメールの内容が記録され（電磁的記録による同意）、それで370条が適用されます。
　しかも、取締役が、その役職にかかわらず、取締役会招集権または招集請求権（366条）を有していることを考慮して、決議の省略のための提案は、代表取締役に限らず、すべての取締役が行うことができることとされていますから、メーリングリストを作るだけで、各取締役が随時提案を行い、それを迅速に取締役会決議化するシステムができあがるわけです。
　このように取締役会決議の省略は、
①　招集手続が不要
②　開催場所も不要
③　持ち回り決議が可能
という点で非常に便利な制度なのですが、取締役が議論することなく決議するのは、株主の期待を害するおそれがあるので、この制度を利用するためには、定款の定めが必要とされています。この点は、取締役会への「報告」の省略（372条）を行う場合に、定款の定めが不要であることと対照的です。
　また、取締役の過半数の賛成で成立する決議と異なり、決議の省略は、取締役の全員の同意が必要であって、しかも、監査役が異議を述べることもできるので、実際には、決議の省略の対象となるのは、取締役・監査役に異論がないことが明らかな事項に限られるでしょう。
　なお、監査役が異議を述べることができる期間は、特に制限が設けられていません。取締役が全員同意すれば、とりあえず「決議みなし」の効果が生じますが、監査役が異議を述べた瞬間に、その効果が消えてしまいます。
　ですから、実務上は、監査役に異議がないことを確認したうえで、その決議を執行する方が安全です。執行後に監査役の異議が述べられると、任務懈怠責任を問われるおそれがありますからね。

3　議事録等の作成・備置等
　取締役会決議の省略が行われた場合には、取締役会議事録を作成し（369条3項、会社法施行規則101条4項1号）、その議事録と同意の意思表示を記録した書面または電磁的記録を、取締役会の決議があったものとみなされた日から10年間、会社の本店に備え置かなければいけません（会社法371条1項）。
　この場合の議事録は、同意の意思表示を記載した書面等の綴りだけでは一覧性に乏しい場合があることから、当該書面等とは別に作成が義務付けられているものです。
　「取締役会の決議があったものとみなされた日」とは、取締役全員の同意の意思表示が提案取締役に到達した日のことをいいます。
　もっとも、提案取締役に意思表示の全部が到達した時期を、会社が正確に知ることができない場合もありますから、その場合には、各取締役が同意の意思表示を発出した後、通常到達すべき時を「取締役会の決議があったものとみなされた日」とすることになるでしょう。
　なお、同意の意思表示をメールで行った場合には、通常、電磁的記録による同意となりますから、その電磁的記録自体を備え置きますが、同意者が、メールを印刷した書面によって同意の意思表示をしたとすれば、その印刷物を備え置くことになります。
　したがって、実務上は、備置きに都合のよい形態で、取締役に同意の意思表示をしてもらうのが賢明な方法でしょう。

Sammy　さて、今日はタンポポ・コーヒーをお出ししましょう。コーヒーの味に似ていますが、実は、タンポポの根を焙煎して煮出したものです。カフェイン・レスなので、妊婦さんにはお勧めです。
ワクワクさん　ホント。コーヒーみたいな味がしますね。ノド越しがやさしい感じがします。
Sammy　実は、これ、ティーバッグなんですよ。でも、業者さんにいわせると、おいしい商品にするには、コーヒーよりも難しい焙煎技術が必要だそうです。取締役会決議の省略も、取締役がよい提案をすることで、初めてその簡便性が生きてきます。提案内容の焙煎が不十分だと、薄口でまずい決議が量産されることになりますから、注意してくださいね（笑）。